Một người quản lý dự án (Project Manager – PM) thành công phải là một người làm công tact truyền thông tuyệt vời! Truyền thông trong quản lý dự án là một kỹ năng mà không bao giờ được hoàn thiện, có thể luôn luôn được cải tiến và là điểm then chốt trong việc khởi đầu một dự án có hiệu quả.
Viện quản lý dự án (Project Management Institute – PMI) đề xuất một quản lý dự án nên dành 90% thời gian của họ cho công việc truyền thông.
Nguồn: ©2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession In-Depth Report: The High Cost of Low Performance: The Essential Role of Communications, May 2013. PMI.org/Puls
Một nhóm dự án nói chung là một nhóm người khá đa dạng. Nhóm dự án thường được phân chia các vai trò, trách nhiệm khác nhau và làm việc cùng nhau để cung cấp một lợi ích duy nhất cho một tổ chức. Tính đa dạng này cung cấp một thách thức giao tiếp cho người quản lý dự án.
Lãnh đạo dự án kêu gọi cho việc truyền thông rõ ràng về các mục tiêu, vai trò, trách nhiệm, hiệu suất, các kỳ vọng và sự phản hồi.
Thành công trong quản lý truyền thông dự án là về việc có cho tất cả mọi người, việc tiếp xúc với những thách thức thực sự của dự án, hiểu các vấn đề thực tế trong đội ngũ, người phải cung cấp dự án cũng như sự hiểu biết về các vấn đề của các chủ sở hữu. Bắt đầu thực tại, nhìn thấy và gắn kết với tất cả mọi người là rất quan trọng – trong giai đoạn dự án chạy tốt và cả trong giai đoạn dự án gặp thách thức.
Truyền thông không chỉ là truyền đạt và được nghe từ mọi người, đó là về sự hiểu biết đầy đủ thông điệp.
Ngôn ngữ nào để sử dụng, làm thế nào để truyền tải thông điệp với sự tôn trọng trong âm điệu, cảm giác và ngôn ngữ cơ thể cùng phối hợp đóng một vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp. Nếu những điều này sử dụng không đúng, kết quả thường là một thông điệp rối răng và gây hiểu sai về các vấn đề thực tế.
Vì vậy, một người quản lý dự án thành công chỉ có thể tối đa hóa hiệu quả của giao tiếp trong nhóm bằng cách chuẩn bị để lãnh đạo bằng các ví dụ cụ thể. Một phần lớn của lãnh đạo là phải sử dụng, và được chuẩn bị thật tốt để giao tiếp với tất cả các bên liên quan ở các cấp trong dự án. Và để có ý thức Nghe! Nghe! và lắng nghe chi tiết!
Các dự án thường “thất bại” bởi vì chúng ta không rõ ràng tầm nhìn và điều kiện thành công của dự án. Tầm nhìn này phải được truyền đạt thành công đến từng đối tượng và nhóm thành viên. Cả đội sẽ có thể hình dung ra kết quả cuối cùng, để tất cả hướng tới một mục tiêu chung để chạy.
Báo cáo định kỳ về tiến độ và tình trạng của dự án là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Truyền đạt báo cao này cho tất cả các bên liên quan một cách rõ ràng và chính xác là tối quan trọng, vì vậy mà tất cả những gì hiểu những thông điệp chính là: Các sơ đồ, các biểu đồ, các đồ thị và các bảng phải được tối đa hoá trong báo cáo. Có một câu nói nổi tiếng “một bức hình trị giá một ngàn chữ – a picture is worth a thousand words” là không kém phần quan trọng khi giao tiếp tiến độ hay tình trạng dự án.
Giao tiếp quản lý dự án hiệu quả và hiệu quả chuyển giao bằng cách xem xét đầu tiên các nhu cầu của đối tượng bạn đang có ý định giao tiếp với, đặt mình vào vị trí của họ và dự đoán những gì họ cần phải hiểu, và sau đó cung cấp sự hiểu biết đó mà thôi. Kỹ năng thuyết trình mạnh mẽ là rất cần thiết để giao tiếp tiến độ và tình trạng dự án. Các đối tượng tham dự cần phải tham gia cần đảm bảo được gắn kết trong các bài thuyết trình để kiểm tra xem các thông điệp chính đã được nhận và đã hiểu rõ.
Các phương pháp truyền thông
Với sự đa dạng về tổ chức và địa lý của các đội dự án – điều quan trọng là phải xem xét tất cả các phương pháp giao tiếp. Với sự phát triển của công nghệ ngày nay cho phép chúng ta thực hiện giao tiếp dễ dàng bất cứ khi nào các thành viên trong nhóm có thể tham gia. Một chiến lược truyền thông cần được hình thành ở giai đoạn lập kế hoạch dự án, vì nó là chìa khoá tạo ra ảnh hưởng đối với sự thành công của dự án.
Phương pháp truyền thông có thể là chủ động (Active) hoặc thụ động (Passive)
ACTIVE – Phương pháp truyền thông chủ động được sử dụng để giao tiếp trở nên phổ biến, ví dụ:
- Cuộc họp mặt-đối-mặt (face to face)
- Hội nghị video, cuộc họp một đối một, hoặc một nhóm
- Hội nghị điện thoại
- Webinars, đang trở nên phổ biến cho việc cung cấp các bài thuyết trình dựa trên các hoạt động chia sẻ màng hình
- Telephone – Cách giao tiếp truyền thống
- Cuộc thuyết trình đứng
- IM, Chat
PASSIVE – Phương pháp truyền thông thụ động phù hợp cho người tham dự chủ động theo khung thời gian của họ. Ví dụ như:
- Pod cast
- Web cast
- Bảng tin nội bộ
- Blogs
- Website
- Bảng tin dự án
Luôn luôn đảm bảo rằng một kết hợp của các phương pháp chủ động và thụ động của giao tiếp được sử dụng để bổ sung cho nhau. Điều này nên được xem xét như là một phần của chiến lược giao tiếp quản lý tổng thể dự án.
Lắng nghe
Lắng nghe tích cực được cho là yếu tố lớn nhất ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp. Ngôn ngữ cơ thể của chúng ta có thể chứng minh rõ ràng cho dù chúng ta đang chủ động lắng nghe. Gao tiếp bằng mắt là bắt buộc để thể hiện lắng nghe tích cực. Nó cho thấy bạn thực sự quan tâm và tham gia khi có ai đó đang nói chuyện với bạn.
Kết quả truyền thông hiệu quả trong tất cả các liên quan đến việc hiểu biết dự án gì đang được truyền đạt. Điều này xuất phát từ chi tiêu thời gian với các nhóm dự án, là hoàn toàn tương tác và sẵn sàng lắng nghe và hiểu được cảm xúc mà có thể là động lực chính của quá trình giao tiếp. Quản lý dự án thực sự cần phải có nhiều phẩm chất để dẫn dắt dự án thành công.
Source: APEX Global