APMP.VN

Tôi thường được hỏi câu hỏi về các phương pháp Prince2, vì vậy tôi nghĩ rằng tôi nên ghi lại một vài ghi chú về nó.

Dự án quản lý phương pháp PRINCE2 bắt đầu cuộc sống trong năm 1975 là PROMPT2 (dự án, tài nguyên, tổ chức, quản lý và lập kế hoạch kỹ thuật) được phát triển bởi Simpact Systems Ltd, một công ty Anh. Bốn năm sau đó vào năm 1979 PROMPT2 đã được thông qua bởi một Vương Quốc Anh công ty CCTA (máy tính trung tâm và cơ quan viễn thông), bây giờ phần của các văn phòng của chính phủ thương mại (OGC), những người sửa đổi và đổi tên thành các phương pháp để Hoàng tử (môi dự án trong kiểm soát trường) vào năm 1989, sau đầu vào từ các tổ chức châu Âu khoảng 150, và sử dụng nó như là các phương pháp tiêu chuẩn cho tất cả các dự án hệ thống thông tin chính phủ.

Vào năm 1996 CCTA phát hành PRINCE2, các phương pháp tiêu chuẩn để quản lý tất cả các dự án trong chính phủ Anh

năm 2005 đã phát hành một bản Cập Nhật quan trọng của các tài liệu PRINCE2.PRINCE2 chính nó là thực sự trong phạm vi công cộng, do đó, nó không phải là giới hạn cho một nhà cung cấp cụ thể, Tuy nhiên có nhiều đào tạo tổ chức xung quanh thế giới để hỗ trợ với công nhận.

Có hai công nhận cấp, “Foundation”, một bài kiểm tra trắc một giờ, và “Bác sĩ”, một bài kiểm tra viết ba giờ. Các kỳ thi bác sĩ là cuốn sách mở. Khi chuẩn bị khóa học có sẵn trên toàn thế giới; chúng không phải là bắt buộc đối với cố gắng các kỳ thi.

Quản lý dự án thường yêu cầu những gì là sự khác biệt giữa PMBOK (một hướng dẫn cho các dự án quản lý cơ thể kiến của thức, các tiêu chuẩn ANSI cho quản lý dự án, sản xuất bởi PMI) và PRINCE2. PRINCE2 cho bạn có thể nghĩ về nó theo cách này, PMBOK bạn biết những gì một người quản lý dự án nên biết để quản lý một dự án thành công, cho bạn biết những gì bạn nên làm.

Thường là một quan niệm sai lầm rằng PRINCE2 có thể áp dụng chỉ cho các dự án CNTT. Mặc dù đó là trường hợp trong những ngày đầu, đó là không còn đúng sự thật.

PRINCE2 là một phương pháp quản lý dự án thúc đẩy quá trình, nhưng một trong những điểm yếu của nó xuất phát từ đó là một mức độ cao khả năng mở rộng và ứng dụng của mô-đun đó nó có thể dẫn đến một dự án trở thành những gì đã được gọi là một “PINO”, một hoàng tử trong tên chỉ.

Thành tố của PRINCE2 (Elements)

Để nói đến PRINCE2 bạn cần biết đến 4 elements sau:

• 7 Principles
• 7 Themes
• Processes
• Custom Tailoring to the Project Environment.

PRINCE2 có 7 principles:

1. Continued Business Continuous
2. Learn from Experience
3. Defined roles and responsibilities
4. Manage by Stages
5. Manage by Exception
6. Focus on products
7. Tailor to the Project management

PRINCE2 có 7 themes:

1. Business Case theme
2. Organization theme
3. Quality theme
4. Plans theme
5. Risk theme
6. Change theme
7. Progress theme

PRINCE2 có 7 processes:

1. Starting up a Project
2. Directing a Project
3. Initiating a Project
4. Controlling a Stage
5. Managing Product Delivery
6. Managing Stage Boundary
7. Closing a Project

SU – bắt đầu từ một dự án

Giới thiệu tóm tắt dự án (thuê bao) được xây dựng, bao gồm phạm vi phác thảo của dự án (những gì sẽ, không được bao gồm trong dự án) và biện minh của nó. Giai đoạn này cũng bổ nhiệm đội, và đưa ra phương pháp tiếp cận quản lý dự án phải được thực hiện. Khi giai đoạn này đã được đăng bởi Hội đồng quản trị, các dự án sơ bộ chính thức tồn tại, nhưng không được bắt đầu được nêu ra.

PL – lập kế hoạch một dự án

Các hoạt động cần thiết để sản xuất các sản phẩm của dự án được xác định. Điều này là rất quan trọng bởi vì các phương pháp PRINCE2 mạnh mẽ khuyến cáo một cách tiếp cận dựa trên sản phẩm. Tiếp theo, các nỗ lực cho mỗi hoạt động ước tính và kết hợp trong một lịch trình. Rủi ro được đánh giá và ghi lại và lên kế hoạch cho trong Nhật ký rủi ro, và các định dạng báo cáo cho phần còn lại của dự án được xác định.

IP – bắt đầu một dự án

Các outouts của các giai đoạn được xem xét và nâng cao để tạo thành một trường hợp kinh doanh (một trường hợp kinh doanh là bắt buộc cho từng dự án). Do xem xét được quản lý dự án và phương pháp tiếp cận kiểm soát chất lượng tiêu chuẩn để được theo sau. Dự án bắt đầu tài liệu (PID) được sản xuất và gửi đến diễn đàn cho các dự án cấp phép.

DP – chỉ đạo một dự án

Đây là nơi rất nhiều quản lý dự án “thực sự”. Giai đoạn có thể được cho phép, hoặc các kế hoạch mới có thể sửa đổi (và reauthorized) để cho phép cho các sự kiện rủi ro, slippages, phạm vi những thay đổi và vân vân. Nếu một dự án đã “đi sai” và không thể khôi phục, nó là trong quá trình này có thể được thực hiện một quyết định để chấm dứt.

CS – kiểm soát một giai đoạn

Dự án, dự án đặc biệt lớn hoặc phức tạp thường phân hủy để giai đoạn, mỗi giai đoạn được quản lý như là gần như là một dự án riêng biệt. Giai đoạn này cũng theo dõi tiến độ và báo cáo cho hội đồng quản trị. Vấn đề (actualized rủi ro) từ những giai đoạn được xử lý hoặc (nơi được xác định trước các yếu tố được đáp ứng) leo thang để hội đồng quản trị.

MP – quản lý phân phối sản phẩm

Các gói công việc cần phải được thực hiện, cung cấp và được chấp nhận (nguồn, kế hoạch dự án, bao gồm cả tuyên bố phạm vi sản phẩm và chất lượng kế hoạch)

SB – quản lý giai đoạn ranh giới

Một ranh giới giai đoạn là trận chung kết là một phần của giai đoạn một, do đó, khi một dự án được chia thành các giai đoạn, quá trình này xác định những gì phải xảy ra vào cuối giai đoạn một và làm thế nào các giai đoạn tiếp theo bán đấu giá (hoặc giai đoạn hiện nay, sửa chữa,) nếu không kiểm tra chất lượng. Thông tin từ khi kết thúc giai đoạn được đưa trở lại thông qua kế hoạch truyền thông.

CP – đóng cửa một dự án

Chính thức kết thúc dự án và miễn phí lên còn lại dự án tài nguyên. Thước đo mức độ thành công của dự án và ghi lại báo cáo bài học kinh nghiệm sản xuất cho các phân tích của dự án này và lập kế hoạch dự án trong tương lai. Chính thức chấp nhận các sản phẩm của dự án.

Lợi ích của việc sử dụng PRINCE2 

Điều đầu tiên PRINCE2 cung cấp cho bạn là các phương thức, gọi là methodology để thực hiện dự án. Project Manager có thể điều chỉnh các theme và process theo nhu cầu dự án. Không chỉ có thế, PRINCE2 còn cung cấp các template định nghĩa trước có thể áp dụng cho rất nhiều hoạt động trong dự án. PMBOK chỉ cho chúng ta framework và “how” Project được quản lý, chứ không cung cấp các template định nghĩa trước để chuẩn hóa theo khuôn mẫu. Đây là một điểm vượt trội của PRINCE2 so với PMP.

Có thể nhiều bạn luôn thắc mắc là học PMP hoành tráng và rộng lớn quá, đôi khi ở Việt Nam dự án nhỏ tí thì có cần tới PMP hay không. PMP và PRINCE2 luôn thiết kế chương trình và tài liệu để có thể giúp Project Manager hoạt động trong mọi kích thước dự án. Hơn nữa Project Manager có thể áp dụng kiến thức PRINCE2 trong nhiều lĩnh vực như IT, Xây dựng hay kể cả phát triển  sản phẩm…

PRINCE2 quản lý dự án thông qua các ngoại lệ (manage by exceptions), do đó dự án có những ngưỡng giới hạn, khi dự án có sự kiện nào vượt ngưỡng này, các top management sẽ nhào vào để giúp Project Manager vượt qua hoàn cảnh đó.

Kỹ năng quản lý dự án theo PRINCE2 cũng là chuẩn thế giới cho nên Project Manager sẽ có cơ hội cao hơn hoàn thành dự án và cũng là 1 chứng chỉ tin cậy trong cộng đồng Project Manager.

Đặc biệt các bạn làm việc ở UK, PRINCE2 dường như là một yêu cầu bắt buộc khi bạn làm trong các dự án chính phủ.

Làm sao để có chứng chỉ PRINCE2?

Chứng chỉ PRINCE2 khác hoàn toàn với PMP về mặt này. Quy trình làm thủ tục thi PMP bạn chỉ cần làm việc với PMI, nộp hồ sơ, đóng tiền và thi, sau khi thi xong bạn sẽ có chứng chỉ nếu đậu. Còn với PRINCE2 thì lại khác, bạn cần phải liên hệ với các PRINCE2 training provider, chính họ sẽ training và ra bài thi cho bạn, do đó có thể có nhiều provider khác nhau ra đề thi cho bạn tùy thuộc bạn chọn vào provider nào. Về điểm này PRINCE2 không có sự nhất thống như PMP, nhưng bù lại có sự linh hoạt tốt hơn (học ở đâu thì thi ở đó).

Sau khi thi đậu bạn sẽ được PRINCE2 qualified, có 3 mức độ qualified của PRINCE2 đó là:

1. PRINCE2 Foundation: Cấp độ PRINCE2 thấp nhất, cơ bản nhất về methodology và các thuật ngữ. Ở cấp độ này không đòi hỏi bạn phải có trình độ học tập hay kinh nghiệm làm việc. Bạn sẽ phải thi 75 câu hỏi, mỗi câu hỏi có thể nhiều đáp án (PMP mỗi câu hỏi chỉ có 1 đáp án đúng nhất). 5 trong 75 câu hỏi sẽ không được tính vào kết quả thi. Bạn thi đậu nếu pass với tỷ số 50%. Thời gian chứng chỉ PRINCE2 foundation là không thời hạn, nghĩa là nó có giá trị vĩnh viễn.
2. PRINCE2 Practitioner: Khi bạn đã có kinh nghiệm trong quản lý dự án và bạn muốn có cái nhìn sâu hơn về quản lý dự án chuẩn PRINCE2, bạn có thể apply thi ở cấp độ PRINCE2 Practitioner. Tham gia PRINCE2 cấp độ Practitioner bạn cần trả lời 80 câu hỏi với tỷ lệ đúng ít nhất 55% trong thời gian thi 2h30 phút. Chứng chỉ PRINCE2 có giá trị trong 5 năm, sau 5 năm bạn phải renew lại chứng chỉ, quy trình này gọi là “PRINCE2 re-registration” thường từ 3-5 năm sau khi Project Manager có PRINCE2 practitioner. Ngoài ra, để tham gia PRINCE2 Practitioner bạn cần phải có một trong các chứng chỉ sau để đủ điều kiện dự thi:
   1. PRINCE2 foundation
   2. PMP
   3. CAPM (Certified Associate in Project Management)
   4. IPMA level A (Certificated Projects Director)
   5. IPMA level B (Certificated Senior Projects Manager)
   6. IPMA level C (Certificated Project Manager)
   7. IPMA level D (Certificated Project Management Associate)
3. PRINCE2 Re-registration: Đề duy trì chứng chỉ PRINCE2 practitioner, Project Manager phải thi đậu PRINCE2 re-registration trong thời gian 3-5 năm sau khi có PRINCE2 practitioner. Nếu bạn thi rớt kỳ thi này thì chứng chỉ PRINCE2 sẽ bị vô hiệu lực. Kỳ thi PRINCE2 re-registration có 30 câu hỏi, bạn có 1 giờ để thi và phải thi đúng ít nhất 17 câu hỏi hay 55% pass.

Tổ chức kỳ thi PRINCE2 như thế nào?

Giống với PMP, PRINCE2 cũng có các đối tác thực hiện giảng dạy đào tạo PRINCE2. PRINCE2 gọi họ là ATO (Accredited Training Organization), còn PMI gọi họ là REP. Điểm khác biệt là ATO có thể cho phép được ra đề thi PRINCE2, còn REP thì không được phép. Tất cả các ATO phải có chứng nhận đối tác của AXELOS để có thể ra PRINCE2 exam. Hiện theo nguồn của AXELOS có 5 trung tâm được qualified ra đề thi PRINCE2 là:

1. Acquiros (tên trước kia là CSME)
2. APMG International
3. BCS, Learning & Development Ltd
4. EXIN
5. PEOPLECERT

Có 2 cách để bạn học và thi PRINCE2:

1. Chọn 1 ATO học và thi tại chỗ họ.
2. Tự học và đăng ký thi tại 1 ATO nào đó.

Có nên thi lấy chứng chỉ PRINCE2?

Câu trả lời của tôi là có, ít nhất là bạn nên có PRINCE2 foundation vì nó vô thời hạn và hơn hết nếu bạn có kiến thức PMP rồi thì học PRINCE2 chỉ là vấn đề bạn có muốn hay không thôi.

PRINCE2 cũng giống như PMP, nó là chứng chỉ quản lý dự án mang tầm quốc tế và nếu bạn làm việc với các đơn vị ở UK hay khu vực Châu Âu đó là chứng chỉ nhận dạng nghề nghiệp uy tín.

Một lợi thế PRINCE2 bao gồm rất nhiều template làm dự án chuẩn mực, Project Manager có thể nhìn dự án dưới 1 góc độ kiến thức khác nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành dự án thành công.

Nếu phải lựa chọn PMP hay PRINCE2 thì nên lựa chọn chứng chỉ nào?

Đây thực sự là một câu hỏi khó và câu trả lời sẽ không hài lòng tất cả mọi người. Điều này tùy thuộc vào yêu cầu công việc, công ty hoạt động, môi trường hoạt động. Cá nhân tôi sẽ chọn PMP trước vì tính nhận dạng phổ biến hơn trên toàn thế giới, và Việt Nam nói riêng. Tất nhiên tôi sẽ rất khuyến nghị các bạn Project Manager có thêm kiến thức về PRINCE2, ít nhất PRINCE2 foundation.

Kết luận

Cùng với PMP, PRINCE2 cũng là một trong những chứng chỉ quản lý dự án chất lượng được thế giới công nhận, đặc biệt trong lĩnh vực dự án chính phủ khu vực UK, Châu Âu hay Úc. PRINCE2 có 3 mức độ đó là foundation, practitioner, re-registration ứng với mỗi đối tượng học viên khác nhau.

PRINCE2 có thể áp dụng cho nhiều loại dự án, cung cấp methodology và template làm dự án giúp Project Manager có thể giám sát dự án tốt hơn.

Source: articlesphere, hocpmp