APMP.VN

Số liệu trong quản lý dự án: Khi các con số không chỉ dừng lại là các con số

Một số liệu, theo định nghĩa, là bất kỳ loại đo lường nào được sử dụng để đánh giá một số thành phần định lượng của hiệu suất. Một số liệu có thể được thu thập trực tiếp thông qua quan sát, chẳng hạn như số ngày mọi người đến muộn, số lỗi phần mềm phát hiện ra; hoặc có thể được suy ra bằng việc tính toán các đại lượng quan sát trực tiếp đó, chẳng hạn như số lượng lỗi trên một nghìn dòng mã code (đối với lập trình), hoặc một chỉ số đo lường chi phí (CPI – cost performance index). Khi được sử dụng trong một hệ thống giám sát để đánh giá sức khoẻ một dự án hoặc chương trình, một số liệu sẽ được gọi là một chỉ tiêu, hoặc chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI – Key Performance Index).

Định nghĩa quản lý chỉ số

Càng ngày càng có nhiều mối quan tâm đặc biệt hơn dành cho việc quản lý chỉ số, thậm chí còn có hẳn một ngành chuyên nghiên cứu về quản lý chỉ số (Metrics Management). Các chỉ số trong một dự án có thể được chia thành ba loại:

1. Các phép đo lường quản lý dự án thuần túy (Ví dụ: Ước tính độ chính xác).
2. Các thước đo thành công của dự án (Ví dụ: sự hài lòng của các bên liên quan).
3. Các thước đo lợi nhuận của dự án (Ví dụ: ROI – Hệ số thu nhập trên đầu tư (Return On Investment).

Ở cấp độ vĩ mô, quản lý số liệu có nghĩa là xác định và theo dõi các mục tiêu chiến lược. Công việc này thường được thực hiện bởi ban quản lý dự án, nếu có. Anthony Politano, một nhà quản lý dự án lâu năm ủng hộ quan điểm các doanh nghiệp nên có một vị trí Giám đốc quản lý hiệu suất (CPO – Chief Performance Officer), người này sẽ chịu trách nhiệm về việc thu thập và phân tích các chỉ số, đồng thời truyền đạt những chỉ số này với ban giám đốc, nhằm đưa ra những quyết định mang tính chiến lược.

Khi báo cáo số liệu cho cấp quản lý, hãy ghi nhớ rằng yếu tố thời gian là rất quan trọng. Chúng ta chưa chắc thấy được sự thành bại cho đến khi dự án kết thúc. Ví dụ, một ứng dụng phần mềm mới có thể trở thành một thất bại khổng lồ trong vòng sáu tháng sau khi được áp dụng vào việc sản xuất, nhưng cuối cùng nó lại đạt được mục tiêu sử dụng theo kế hoạch đề ra.

Ví dụ về các số liệu vĩ mô bao gồm: số lượng các dự án thành công, tỷ lệ phần trăm dự án thất bại và số giờ dành ra cho mỗi dự án hoặc chương trình.

Ở cấp độ vi mô, quản lý số liệu có nghĩa là xác định và theo dõi các mục tiêu chiến thuật. Điều này được thực hiện bằng cách nhìn vào những số liệu công việc, xác định được tình trạng các gói nhiệm vụ ở cấp độ cao hơn, sau đó các gói công việc này sẽ được báo cáo tới các bên liên quan và khách hàng của dự án. Các loại dự án khác nhau sẽ yêu cầu các loại số liệu khác nhau – chúng ta không thể áp dụng cách đo lường của một dự án phát triển phần mềm cho một dự án chuyển đổi mua bán sáp nhập và mua lại (M&A).

Các tiêu chí sau đây là những thước đo phổ biến nhất về mặt chiến thuật mà mọi người muốn biết nhất:

Đưa ra một chương trình đo lường số liệu rõ ràng

Thông thường bạn sẽ người ta nói về số liệu kiểu như là: “Cái gì mà không đo lường được thì không quản lý được”. Rõ ràng là việc thiếu các chỉ số có thể khiến một người quản lý dự án gặp khó khăn trong việc thực hiện công việc của mình.

Lúc đó, các số liệu sẽ trở nên cực kì hữu ích. Nếu bạn theo dõi các số liệu chỉ để đưa vào bản báo cáo, thì đừng hy vọng nó sẽ hiệu quả, chỉ làm lãng phí thêm thời gian của bạn mà thôi.

Nếu muốn có được một chương trình đo lường chỉ số hiệu quả thì bạn nên dành thời gian để lên kế hoạch các mục sau đây theo thứ tự:

1. Những thông tin nào bạn sẽ thu thập?

(Gợi ý: Đơn giản hóa mọi thứ.)

2. Bạn sẽ thu thập các thông tin như thế nào?

(Gợi ý: Hãy làm cho nó thật đơn giản. Sử dụng thông tin đã được thu thập cho các mục đích khác nhau.)

3. Những phương pháp bạn sẽ sử dụng để xử lý và phân tích thông tin là gì?

(Gợi ý: Phương pháp có thể chỉ ra được hành động tiếp theo là gì thì việc phân tích càng hiệu quả.)

4.  Bạn sẽ báo cáo kết quả như thế nào và khi nào?

Một lời khuyên trong khi báo cáo: Phụ thuộc vào từng người nghe để có cách trình bày số liệu phù hợp. Các giám đốc điều hành thường chỉ muốn biết tình hình tổng quát của dự án và luôn muốn yên tâm về nó, trong khi một người kiểm toán viên phòng quản lý dự án (PMO) muốn biết là bạn đang bị chậm tiến độ hai ngày do bạn đã đồng ý thay đổi phạm vi công việc hay là bạn muốn rút ngắn tiến độ để bù lại những thời gian trước đó.

Cách trình bày thông tin tốt nhất chính là trình bày nó một cách đơn giản nhất. Một số gói phần mềm quản lý dự án có tính năng vẽ đồ thị tự động có thể phù hợp với nhu cầu của bạn. Những cách trình bày mang tính hình ảnh, chẳng hạn như một biểu đồ minh họa cho xu hướng, hay phương pháp kinh điển “đèn giao thông” là cách rất hiệu quả để chỉ ra các tình trạng của những chỉ số quan trọng. Một biểu đồ đèn giao thông đơn giản có thể được xây dựng dễ dàng bằng Excel và sử dụng màu sắc để hiển thị trạng thái. Điển hình như:

1. Màu xanh lá cây có nghĩa là “Mọi thứ đều tốt”.

2. Vàng có nghĩa là “Cẩn thận – lưu ý”.

3. Đỏ có nghĩa là “Cần chú ý khẩn cấp”.

Phương pháp báo cáo đèn giao thông sẽ hiển thị những chỉ số chi tiết, và bạn cũng nên có một chỉ số tổng quát sao cho chỉ cần nhìn qua là biết được trạng thái công việc.

Nếu bạn sử dụng định dạng đèn giao thông, đừng quên thiết lập một quy tắc chung khi nào thì cần thay đổi màu sắc đèn, hãy làm việc với các nhà tài trợ hoặc ban quản lý dự án để thống nhất nếu quy trình này chưa được chuẩn hóa. Chắc chắn bạn sẽ có những trải nghiệm thú vị trong việc cố gắng quyết định khi nào thì nên bật đèn vàng, hoặc không được phép bật đèn đỏ bởi vì giám đốc không muốn bạn làm vậy.

Ví dụ, với một chỉ số biểu thị tiến độ công việc, ta có thể đưa ra quy tắc: “Chuyển sang màu vàng khi có nhiều hơn 2 công việc bị chậm tiến độ”. Ngoài ra, ta cũng có thể phân chia các chỉ số thành các dãy mục tiêu hàng tháng, để sao cho khi thời gian trôi qua, dần dần ta sẽ hình dung được xu hướng công việc đang tiến triển. Việc bạn bật đèn vàng khi tiến độ đã quá hạn 5 ngày trong tháng đầu tiên sẽ tốt hơn là bật đèn vàng khi đã qua 15 ngày ở tháng thứ 3, lúc đó mọi thứ đã quá muộn màng để sửa chữa.

Nâng tầm việc quản lý số liệu

Khi bạn tiếp tục tích lũy số liệu dự án trong doanh mục đầu tư của công ty mình, thì bạn đang xây dựng một cơ sở dữ liệu có giá trị trong việc đánh giá sức mạnh nội bộ. Hãy so sánh chỉ số của mình với chỉ số của những dự án khác ở công ty, để xem thực hiện những thay đổi và cải tiến về quy trình gì, hay bạn cũng có thể đưa ra những yêu cầu bắt buộc khác. Bạn có thể so sánh chỉ số của mình với những chỉ số tiêu chuẩn của dự án từ những công ty khác cùng ngành.

Quản lý dự án là một quy tắc càng ngày càng phát triển và không có dấu hiệu dừng lại. Thách thức ở đây là cần đảm bảo rằng phân tích tình trạng dự án thông qua số liệu phải chứng minh được giá trị của việc quản lý dự án. Như bạn đã thấy, có rất nhiều công cụ và kỹ thuật có sẵn để trao đổi và quản lý chỉ tiêu trong một dự án mang tính chiến thuật hoặc ở cấp độ chiến lược. Hãy tận dụng cơ hội này để ngẫm nghĩ về cách mọi người xung quanh bạn cảm nhận được giá trị của quản lý dự án là như thế nào, và xem liệu bạn có thể nghĩ ra cách nào để quảng bá, bảo vệ vị thế của mình với tư cách là một bậc thầy quản lý dự án trong doanh nghiệp của mình hay không.