Khi phải tiếp nhận một dự án, nếu bạn tự nói với bản thân rằng mình không thể nào tiếp nhận được dự án đó, nghĩ lại đi. Hãy suy nghĩ ít nhất hai lần nếu bạn là người quản lý dự án (PM) phải bàn giao kết quả công việc với một danh tiếng được xây dựng trên các mối quan hệ, cũng như làm trọn vẹn những điều bạn đã nói mình sẽ làm. Nếu bạn thuộc nhóm này, mọi người không chỉ muốn có bạn, mà họ còn cần bạn.
Phải nói rằng, ý tưởng về việc tiếp nhận dự án không phải chỉ là một ý tưởng làm cho vui. Không có gì tốt hơn là được theo một dự án ngay từ lúc đầu, bởi vì lúc này bạn sẽ có được tất cả mọi thứ bạn cần, mà không phải đối mặt với vấn đề mà người đi trước để lại. Việc tiếp tục thực hiện những gì người khác đã làm là cả một thách thức và và rủi ro lớn, thậm chí tệ hơn, nếu bạn phải tiếp quản một dự án đang ngổn ngang vấn đề.
Tuy nhiên, khi sự nghiệp đã có những thăng tiến nhất định, tôi lại bắt đầu mong đợi được tiếp nhận những dự án ngoại lệ, khó nhằn hơn là các dự án thông thường. Tại sao lại có sự thay đổi quan điểm điên rồ như vậy? Đơn giản là vì, tôi muốn thử thách bản thân nhiều hơn khi có thể xoay chuyển một tình huống, cũng như, kiểm chứng năng lực lãnh đạo của bản thân mình bằng cách thực hiện những công việc mà khả năng thất bại đã được dự tính trước.
Tất nhiên, không phải dự án nào bạn cũng nên nhảy vào. Sau khi cân nhắc xong những điều được và mất, bạn phải ra quyết định, hoặc bỏ đi và không ngoảnh mặt lại nhìn dự án, hoặc nếu đã làm thì phải xông vào làm một cách triệt để. Hãy nhớ rằng, có một số công việc nếu tiếp tục làm thì chẳng mang lại lợi ích gì cả, và trong những tình huống thế thì bỏ cuộc là điều hoàn toàn bình thường
ĐÁNH GIÁ CƠ HỘI
Đầu tiên, trước khi làm bất cứ điều gì, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu những gì dự án đòi hỏi. Xem lại những tài liệu cũ của dự án như hiến chương hay tài liệu dự án. Nếu chưa có
những tài liệu này thì bạn cẩn thận đấy, vì đây chính là tín hiện “đèn đỏ” đầu tiên.
Giả sử rằng dự án đó được quan tâm, và trước khi bạn cam kết tham gia dự án có sẵn, hãy đảm bảo rằng bạn đã nắm được các hạng mục mình được phân công thực hiện. Bạn cũng cần hiểu các công việc của quá trình thực hiện dự án này. Sau khi đã đánh giá cả hai điều trên, bạn hãy cân nhắc xem liệu bản thân có phù hợp với dự án hay không.
Giai đoạn 1: Tìm hiểu các hạng mục công việc
“Bài tập” mẫu dưới đây sẽ giúp bạn đánh giá toàn diện để hiểu được các biến số chính trong tình trạng của dự án
1) Phỏng vấn các bên liên quan chính / các nhà tài trợ để biết được quan điểm của họ về việc thay đổi nhân sự.
Bạn muốn biết được rằng thay đổi có dẫn hàng loạt kết quả như thiếu hiệu suất, kỳ vọng sai lệch, thiếu năng lực, mẫu thuẫn về tính cách… hay không. Bạn cũng muốn hiểu, đối với họ, điều gì là tốt và xấu trong việc phân phối tổng thể, cũng như quan điểm của họ về đâu là phạm vi phân phối.
Trước khi đặt câu hỏi, tạo không khí bằng cách bằng cách nói với họ rằng bạn đơn giản là chỉ đang xem xét về những khoảng trống có thể đã tồn tại, như vậy thì bạn mới chắc rằng bạn nên tập trung giải quyết ở đâu. Tốt hơn, đừng khiến họ choáng ngợp bởi những câu hỏi; chỉ yêu cầu họ bày tỏ một cách đơn giản quan điểm của mình về tình hình hiện tại của dự án.
Điều bạn muốn làm rõ là là liệu các bên liên quan/ các nhà tài trợ có một “quan điểm mang tính xây dựng” về hoàn cảnh không. Hay là quan điểm của họ lại thể hiện sự coi thường, thiếu tôn trọng, hoặc phiến diện trong bất kỳ mọi vấn đề họ nói ra. Hãy hỏi các bước họ đã thực hiện để giải quyết những vấn đề được nêu ra. Nếu bạn muốn đánh giá xem sự tham gia là trực tiếp và chủ động, hay chỉ là sự giả vờ, phản ứng ngược lại thôi.
Sau khi xong bài tập này, bạn sẽ thấy rằng người quản lý dự án cũ bị xem thường và thiếu sự tôn trọng, không có sự cam kết rõ ràng thực sự nào để khắc phục các vấn đề một cách chủ động, đây cũng là lúc bạn biết được dự án có đang rơi vào bế tắc không. Một chìa khóa quan trọng để thành công là phải có sự tham gia tích cực từ cả 2 phía, giữa người quản lý dự án và hội đồng quản trị.
2) Phỏng vấn những nhân sự dự án quan trọng hoặc các lãnh đạo để biết được quan điểm của họ về việc thay đổi
Bạn nên làm điều này sau khi bạn phỏng vấn xong các bên liên quan/những nhà tài trợ chủ chốt. Nếu những cuộc thảo luận có kết quả tiêu cực, chúng không có giá trị trong phỏng vấn nhóm dự án. Nếu không, hãy lựa chọn các câu hỏi giống như với các bên liên quan / những nhà tài trợ. Ngoài ra, hãy hỏi ý kiến của họ về cách các quá trình dự án quan trọng đang hoạt động, ví dụ như quản trị thay đổi, truyền thông, hoạch định, kiểm soát sự thay đôi, ngân sách, tiến độ, v.v
Như với bước 1 ở trên, nếu bạn thấy có sự xem thường, thiếu tôn trọng với những người quản lý dự án trước, và không có sự cam kết rõ ràng thực sự để khắc phục các vấn đề một cách chủ động, đây là thời điểm để bạn xem xét dự án có khả thi, trừ khi bạn có cơ hội để thay đổi nhân sự đội ngũ làm việc. Nếu kết quả có xu hướng trung lập, và rơi vào trường hợp của một quá trình rối loạn, hoặc có những lỗ hổng về kỹ năng, có thể bạn sẽ muốn cân nhắc lại về việc tiếp nhận dự án.
3) Phỏng vấn những cá nhân bên ngoài nhóm dự án – những người bị ảnh hưởng bởi nó, để hiểu quan điểm của họ về việc thay đổi.
Bạn cũng nên làm điều này sau khi bạn phỏng vấn các bên liên quan chủ chốt / những nhà tài trợ. Nếu kết quả của những cuộc thảo luận trên là tiêu cực, chúng không có giá trị trong phỏng vấn ở này. Mặt khác, hãy sử dụng những câu hỏi như trong bài phỏng vấn nhóm dự án.
Một lần nữa, bạn sẽ thấy có một sự xem thường, thiếu tôn trọng với những người quản lý dự án trước, cũng như không có sự cam kết rõ ràng thực sự để khắc phục các vấn đề một cách chủ động, đây là thời điểm để bạn xem xét dự án có đang bế tắc không, trừ khi bạn có cơ hội để thay đổi nhân sự đội ngũ làm việc.
4) Phỏng vấn người quản lý dự án cũ.
Có thể bạn sẽ không thực hiện được điều này nếu người đó đã rời đi, hoặc vì những yếu tố nhạy cảm của doanh nghiệp.Tuy nhiên, nếu được hãy thực hiện việc này, vì bạn sẽ khai thác được nhiều thông tin chi tiết về những mặt được và chưa được của dự án, cũng như những gì còn chờ phía trước nếu muốn hoàn thành dự án. Một lần nữa, bạn cần phải cẩn thận để tránh những câu hỏi dẫn dắt (leading question[2] – ”Bằng việc đưa ra câu hỏi dẫn dắt, câu trả lời sẽ bị thu hẹp lại bởi sự dẫn dắt có chủ ý. Trường hợp tồi tệ nhất là khi người trả lời chỉ có thể nói đồng ý hoặc không” theo BrandVietnam), cũng như thận trọng với những phản hồi có xu hướng tiêu cực.
Bằng cách này, bạn có thể so sánh quan điểm của người quản lý dự án cũ đối với kết quả của những cuộc phỏng vấn khác để đạt được một cái nhìn tổng thể về tình cảnh của dự án.
5) Xem xét mọi số liệu có sẵn của dự án.
Vấn đề của dự án có liên quan đến ngân sách (kế hoạch so với thực tế) và phần công việc còn lại không? Những xu hướng có liên quan đến việc chậm deadline và các cột mốc là gì?Tỷ lệ chuyển đổi nguồn tài nguyên? Mặc dù không phải là thước đo, liệu có thể linh hoạt giải quyết bất kỳ vấn đề nào về ngân sách, tài nguyên hoặc thời gian thiếu hụt không? Hay đây chỉ là sự ủy quyền để cung cấp phạm vi ban đầu so với kế hoạch ban đầu?
Hiểu các yếu tố này sẽ giúp bạn biết được những gì bạn đang phải đối mặt. Nếu có ít hoặc không có cơ hội đánh đổi, bạn sẽ muốn suy nghĩ lại. Trong các tình huống nghiêm trọng. quản lí cấp cao chỉ có thể tin rằng người quản lý dự án mới sẽ là “Viên đạn bạc” (Silver Bullet) và phần công việc còn lại được thực hiện. Trừ khi có sự xem xét rộng rãi đối với tất cả mọi lựa chọn, nếu không bạn sẽ bị định trước là sẽ gặp thất bại.
Một lần nữa, mục đích của bài tập này là để thu hút càng nhiều thông tin đầu vào càng tốt, để bạn xây dựng được bức tranh hoàn chỉnh về môi trường mà bạn sẽ bước vào.
Giai đoạn 2. Đánh giá các cơ hội
Giai đoạn tiếp theo là đánh giá và thẩm định các điều kiện so với khả năng và tình huống cá nhân của bạn.
Bước 1) Đảm bảo bạn có đầy đủ bối cảnh của dự án (phạm vi, nguồn lực, lịch trình, ngân sách)
Bước 2) Củng cố và đánh giá các kết quả từ những cuộc phỏng vấn.
Bước 3) Đánh giá sự hiểu biết của bạn về dự án và các điều kiện bằng những câu sau:
- Nếu bạn có đầy đủ phạm vi kiến thức và kinh nghiệm cần thiết
- Nếu bạn có kinh nghiệm trong việc giải quyết những lỗ hổng đã được xác định
- Nếu bạn được ở một vị trí quyền lực
- Nếu bạn được ở một vị trí có sức ảnh hưởng
- Nếu bạn có các kỹ năng mềm để quản lý nhân sự dự án
- Nếu bạn có mong muốn, quan tâm, khả năng của một người quản lý dự án, và sự kiên nhẫn
Bạn cần phải biết những gì bạn đang dấn thân vào, mọi điều cần thiết với bạn và dự án. Từ đó bạn sẽ có cơ sở để xác định có nên nhận một dự án cụ thể mà bạn quan tâm không.
Bạn không muốn tham gia vào một dự án mà dễ xảy ra thất bại. Bạn cần lưu tâm đến cả danh tiếng nghề nghiệp của bạn cũng như danh tiếng của công ty, vì nó liên quan đến năng lực mà bạn có thể cung cấp.
TÓM LẠI
Hãy thành thật với chính mình và hiểu được những điều kiện cần thiết trước khi tham gia vào một dự án. Dự án có thể cung cấp những điều rất tuyệt nếu ta nhìn vào hồ sơ của dự án, tuy nhiên trừ khi các điều kiện tồn tại và cho phép bạn chuyển hóa những điều kiện đó một cách thành công, nếu không thì đừng vội tin vào những điều lệ logic thể hiện trong hồ sơ.
Bây giờ, bạn có thể nói với chính mình là tất cả sẽ tốt nếu tôi ký hợp đồng, nhưng với những nhân viên toàn thời gian có thể không có được một sự lựa chọn thì sao? Mặc dù đây là một thực tế cho nhiều người, bạn vẫn nên làm với sự siêng năng của mình bạn. Phỏng vấn mọi người theo cùng một cách, xem xét tài liệu dự án để hiểu được bối cảnh đầy đủ của các sáng kiến, và sau đó là đánh giá.
Từ đây bạn có thể có ít nhất các dẫn chứng bằng tài liệu về những vấn đề đang tồn tại, chẳng hạn như: thách thức, rủi ro và yêu cầu dự án hiện có để đảm bảo thành công. Hãy yêu câu những nhà tài trợ và các bên có quyên lợi liên quan xem xét và ký xác nhận. Hãy đảm bảo ở mức tối thiểu rằng họ đã nhận thức được những đánh giá của bạn và có sự giao tiếp rộng rãi. Bây giờ bạn có thể quản lý sự kỳ vọng và có một cái gì đó đề phòng nếu có những thách thức phát sinh mà liên quan đến đánh giá của bạn.
Một lưu ý cuối cùng, khi bạn cam kết tham gia trong một dự án có một vài hoạt động chính mà bạn sẽ muốn giải quyết ngay sau khi bạn tham gia:
1) Rà soát vai trò và trách nhiệm của từng vị trí bên trong dự án, đảm bảo chúng được xác định rõ ràng
2) Thu thập lại tất cả các tài liệu của dự án, rà soát, cập nhật và xuất bản các tài liệu đó
3) Rà soát các cam kết và kết quả của dự án ở thời kì trước; Đảm bảo tất cả những sự điều chính và sắp xếp kế hoạch hay sự mong đợi được thực hiện một cách hợp lý
4) Thiết lập những đường dây liên lạc thông tin rõ ràn, trực tiếp với nhà tài trợ và các bên có quyền lợi liên quan liên quan.
5) Chuẩn bị đội ngũ:
- Thiết lập những kỳ vọng liên quan đến đội ngũ và phương pháp tiếp cận truyền thông bên ngoài
- Đặt kỳ vọng vào đội thực hiện công việc
- Xem lại tiến trình công việc và các nhiệm vụ; Đảm bảo quyền sở hữu, bàn giao
- Rà soát vai trò và trách nhiệm với đội ngũ; đảm bảo việc nhận thức và giải quyết các vấn đề
6) Sử dụng liên tục đội check-points (có nhiệm vụ đánh giá sự phối hợp trong đọi , đánh giá tình trạng hàng ngày, v.v)
Source: Các Thành Phần Cơ Bản Cần Lưu Ý Trước Khi Tiếp Nhận Một Dự Án/ Saga.vn