APMP.VN

Lựa chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp là bước đầu tiên trên con đường đi đến thành công

Với nhiều cách tiếp cận khác nhau – trong một số trường hợp, chúng còn chồng chéo lên nhau – làm sao mà bạn có thể xác định được phương pháp quản lý nào là tốt nhất để quản lý sự phức tạp của một dự án?

Các nhà quản lý dự án có thể hỗ trợ tổ chức của họ cải thiện cách họ thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro. Điều này thậm chí còn đòi hỏi nhiều công sức hơn việc đề ra các mối ưu tiên cho tổ chức. Bạn phải tìm hiểu sâu cách để mỗi phương pháp quản lý dự án phát huy khả năng cao nhất cũng như đề phòng phương pháp đó có thể làm ảnh hướng xấu tới sự thành công của dự án.

Ở đây, chúng tôi đưa ra các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất (Project Management Methodologies – PMMs) hiện nay để cho bạn thấy phương pháp nào là tốt nhất cho dự án và tổ chức của bạn. Một khi quy trình đánh giá và lựa chọn phương pháp quản lý dự án được phát triển, quy trình đó có thể được lưu lại và thực hiện đều đặn, giúp cho tổ chức của bạn không phải tốn quá nhiều thời gian tranh cãi cho việc lập kế hoạch và quản lý các dự án, điều đó nghĩa là sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để đạt được các mục tiêu đề ra.

Các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

Waterfall: Waterfall là phương pháp quản lý dự án thông dụng nhất trong nhiều năm. Nó có tính tuần tự và được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp, nhất là trong ngành phát triển phần mềm. Nó bao gồm các giai đoạn bắt buộc (phân tích yêu cầu, thiết kế, thử nghiệm, thực hiện và bảo trì) được thực hiện theo một trật tự cụ thể. Waterfall cho phép kiểm soát sự tăng trưởng trong từng giai đoạn, nhưng có thể rất cứng nhắc trong trường hợp phạm vi của một dự án khi nó đang được tiến hành.

Nó cung cấp một giai đoạn lập kế hoạch chính thống hơn để tăng cơ hội nắm bắt tất cả các yêu cầu của dự án, giảm sự mất mát của bất kỳ thông tin và yêu cầu quan trọng trong giai đoạn ban đầu.

Agile: Agile là một phương pháp tiếp cận khác trong quản lý dự án. Ban đầu, nó được phát triển cho các dự án đòi hỏi sự linh hoạt và tốc độ nhanh. Để đạt được điều này, Agile bao gồm các chu kỳ phân phối ngắn, hay còn gọi là “chạy nước rút” (sprints). Agile có thể phù hợp nhất cho các dự án yêu cầu mức độ kiểm soát và trao đổi trực tiếp ít hơn giữa các thành viên trong nhóm. Agile là một phương pháp quản lý dự án có tính tương tác cao, cho phép điều chỉnh nhanh chóng trong suốt quá trình thực hiện một dự án. Nó thường được sử dụng trong các dự án phát triển phần mềm, một phần bởi nó giúp cho việc xác định các vấn đề nhanh hơn dẫn đến việc sửa đổi được thực hiện sớm trong quá trình phát triển, chứ không phải đợi cho đến khi quá trình thử nghiệm được hoàn tất. Agile cung cấp các quy trình lặp đi lặp lại, giảm rủi ro, cho phép phản hồi ngay lập tức, cung cấp vòng lặp ngắn và giảm sự phức tạp.

Hybrid: Trong khi nhiều nhóm dự án thích Waterfall hoặc Agile, phương pháp quản lý dự án Hybird lại tích hợp đủ lợi ích của cả hai cách tiếp cận trên, trong đó giai đoạn lên kế hoạch và yêu cầu được thực hiện theo phương pháp Waterfall và các giai đoạn thiết kế, phát triển, thực hiện, và đánh giá được thực hiện theo phương pháp Agile.

Phương pháp đường giới hạn (Critical path method): Phương pháp đường giới hạn  (CPM) là phương pháp từng bước được sử dụng cho các dự án có các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau. Nó chứa một danh sách các hoạt động và sử dụng một cấu trúc phân tích công việc (Work – breakdown structure – WBS) và một thời gian biểu để hoàn thành. cũng như các yếu tố phụ thuộc, các cột mốc và thành quả. Nó vạch ra các hoạt động quan trọng và không quan trọng bằng cách tính toán theo tiêu chí thời gian “dài nhất” (trên tuyến then chốt) và “ngắn nhất” (phao cứu trợ) để hoàn thành các nhiệm vụ nhằm xác định các hoạt động nào là quan trọng và hoạt động nào là không quan trọng.

Quản lý dự án chuỗi quan trọng (Critical chain project management): Quản lý chuỗi quan trọng (CCPM) khác với CPM ở chỗ nó tập trung vào việc sử dụng các nguồn lực trong một dự án thay vì các hoạt động của dự án. Để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn với các nguồn lực, các bộ đệm được xây dựng để đảm bảo các dự án chạy đúng tiến và an toàn.

Phương pháp quản lý chất lượng (Six Sigma): Six Sigma được Motorola phát triển để loại bỏ sự lãng phí cũng như cải thiện quy trình và lợi nhuận. Nó hướng đến dữ liệu và có ba thành phần chính: DMAIC (xác định, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm soát), DMADV (xác định, đo lường, phân tích, thiết kế và xác minh) và DFSS (Thiết kế cho Six Sigma). DFSS có thể bao gồm các lựa chọn trước đó, cũng như các lựa chọn khác, chẳng hạn như IDOV (xác định, thiết kế, tối ưu hóa và xác minh). Six Sigma đôi khi được thảo luận như một phương pháp trong cộng đồng quản lý dự án.

Scrum: Được đặt tên theo bóng bầu dục, Scrum là một phần của khuôn khổ linh hoạt và cũng tương tác trong tự nhiên. “Bài học Scrum” hoặc “chạy nước rút 30 ngày” được sử dụng để xác định các công việc ưu tiên. Một người thuần thục scrum được sử dụng để hướng dẫn thay vì quản lý dự án. Các nhóm nhỏ có thể được tập hợp để tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể một cách độc lập và sau đó cộng tác với người thuần thục scrum để đánh giá tiến độ hoặc kết quả và thay đổi các nhiệm vụ bị bỏ sót.

Các phương pháp quản trị dự án khác: Ngoài các phương pháp quản lý dự án đã đề cập ở trên, còn có các phương pháp khác để xem xét, bao gồm phương pháp chuỗi sự kiện (ECM), phương pháp crystal, phát triển phần mềm linh hoạt (FDD), phát triển hệ thống năng động (DSDM), phát triển phần mềm thích ứng, quá trình thống nhất hợp lý (RUP), phát triển nghiêng (LD), Prince2 và những phương pháp khác.

Điều quan trọng cần lưu ý là không chỉ có một giải pháp cho tất cả các trường hợp, ngay cả trong cùng một tổ chức. Kinh nghiệm quản lý dự án sẽ rất có ích và kiến ​​thức của người quản lý dự án về những ưu và khuyết điểm của từng phương pháp có thể hỗ trợ các tổ chức trong việc điều hướng thành công các dự án theo cách cho phép họ tối đa hóa tiềm năng cho các bên liên quan.

Làm thế nào để đánh giá có hiệu quả các phương pháp quản lý dự án

Quá trình đánh giá, lập hồ sơ và lựa chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp cho từng dự án phải thật chi tiết, cần đầu tư thời gian và có thể sẽ phức tạp lúc ban đầu, nhưng thành quả cuối cùng lại rất đáng (giả sử như phương pháp quản lý dự án phù hợp nhất đã được lựa chọn).

Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute – PMI) đã phát triển một tiêu chuẩn được công nhận toàn cầu gọi là Mô hình Quản lý Dự án Tổ chức (Organizational Project Management Maturity Model – OPM3). Tiêu chuẩn này giúp các tổ chức xác định, đo lường và nâng cao năng lực quản lý dự án và có được các quy trình chuẩn. Nó giúp củng cố thêm kết quả thành công của dự án, cuối cùng xác định các thế mạnh và tăng cường kết nối giữa lập kế hoạch chiến lược và thực hiện. OPM3 tập trung vào hiệu quả chiến lược tổ chức tổng thể và kết hợp dự án, chương trình và portfolio. Trong năm 2013 nó đã được Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) công nhận là Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ.

Trong cuốn “Quá trình thực hiện Quản lý dự án trong  Tổ chức: Hướng dẫn Thực tế” (Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide), PMI thảo luận các quy trình cấp cao để điều chỉnh các phương pháp quản lý dự án mà các tổ chức nên đánh giá cẩn thận và sử dụng để xác định các phương pháp làm việc cho các dự án khác nhau. Các quyết định cũng nên dựa trên các yếu tố trong Quy trình Điều chỉnh Phương pháp luận PMI để tối đa hoá lợi ích chiến lược.

Lợi ích của Quản lý Dự án trong Tổ chức

Việc doanh nghiệp của bạn áp dụng phương pháp OPM3 có thể khá phù hợp, vì mục tiêu chính của OPM3 là đạt được sự liên kết chiến lược thành công. Các kết quả  thành công của dự án phụ thuộc rất nhiều vào sự liên kết như vậy. Các tổ chức cần bao gồm các văn phòng quản lý chương trình doanh nghiệp (enterprise program management offices – EPMOs) trong các buổi lập kế hoạch cấp cao để đảm bảo các phương pháp phù hợp được triển khai cho các dự án cụ thể để tăng năng suất và sự hài lòng của khách hàng, đạt được lợi thế cạnh tranh, cải thiện việc kiểm soát chi phí và truyền thông cũng như dự đoán được hiệu suất. Cuối cùng, điều này sẽ cải thiện và thúc đẩy quá trình ra quyết định cũng như hỗ trợ các mục tiêu của công ty.

Do sự đa dạng điểm mạnh và điểm yếu của mỗi phương pháp quản lý dự án, các tổ chức có thể sẽ muốn xem xét việc áp dụng nhiều phương pháp quản lý dự án dựa trên tính chất độc đáo của dự án, cách sắp xếp tổ chức và mục đích của dự án. Dù bằng cách nào, các tổ chức cần phát triển các tiêu chuẩn và phải được chuẩn bị một cách tốt nhất để có thể chọn lọc khi có nhiều yếu tố thay đổi. Ở đây, chính là tìm ra cách một dự án cụ thể phù hợp với các mục tiêu của công ty. Khi các tiêu chí thành công hoặc thất bại được làm rõ, bạn sẽ dễ dàng tìm ra một hay nhiều phương pháp thích hợp nhất để giúp tổ chức của bạn đạt được kết quả kinh doanh mong muốn hiệu quả và hiệu quả.

Những yếu tố chính cần phải cân nhắc trong việc lựa chọn một phương pháp quản lý dự án

Khi đánh giá các phương pháp, đây sẽ là một vài trong số rất nhiều yếu tố cần được xem xét cẩn thận:

• Các mục tiêu chiến lược và các giá trị cốt lõi của tổ chức.
• Các hướng kinh doanh chính.
• Hạn chế.
• Các bên liên quan.
• Rủi ro.
• Tính phức tạp.
• Quy mô và chi phí dự án.

Quy trình đánh giá phương pháp quản lý dự án

Một khi các tiêu chí đánh giá được xét đến, bạn cần phải phát triển một quy trình để xác định các phương pháp quản lý dự án tốt nhất cho dự án cụ thể của bạn. Quá trình này cần phải được xem xét và sửa đổi theo thời gian để theo kịp với nhu cầu phát triển kinh doanh và nhu cầu của các bên liên quan. Dưới đây là một số bước chung:

1. Xác định trình hướng đi dự án bằng cách xác định và cân nhắc các mục tiêu và ưu tiên chính của dự án.
2. Sau khi xác định hướng đi dự án, yêu cầu và mục tiêu, xác định tất cả các tiêu chí mà một phương pháp sẽ tác động và ngược lại.
3. Xác định tất cả các phương pháp có sẵn / có thể có liên đới nhất với dự án.
4. Dành thời gian so sánh và đối chiếu từng phương pháp quản lý dự án liên quan đến dự án.
5. Xem xét phương pháp nào sẽ cho kết quả tốt nhất và mang lại rủi ro ít nhất.
6. Nhận được phản hồi và mua vào.
7. Ghi lại phương pháp và lý do.
8. Thực hiện phương pháp.
9. Theo dõi và sửa đổi theo yêu cầu.

Những việc bao gồm trong đánh giá phương pháp quản lý dự án

Trong việc phát triển tổ chức, cũng như trong các dự án, danh sách các tiêu chí đánh giá độ phù hợp này sẽ được áp dụng. Khi lựa chọn một phương phá, các tiêu chuẩn này cũng phải được tính đến. Các tiêu chí này có thể được chia thành các tiêu chí như nội bộ và bên ngoài, với các tiểu mục liên quan cho từng loại.

Mặc dù các yếu tố rủi ro lớn nhất có thể nằm trong năng lực và khả năng chuẩn bị của tổ chức, bất kỳ tiêu chí nào khác được đề cập trước đây cũng có thể gây ra những vấn đề đáng kể nếu chúng vi phạm một yêu cầu quan trọng của dự án.

Như đã đề cập, các phương pháp quản lý dự án chắc chắn không phù hợp với tất cả các tổ chức, ngay cả trong cùng một công ty, loại dự án hoặc ngành công nghiệp. Trong một trường hợp nhất định, một phương pháp cụ thể có thể được phát huy tối đa, và ở phương diện khác, có lẽ sẽ phù hợp hơn nếu sử dụng một phương pháp quản lý dự án này hoặc thậm chí là phương pháp tiếp cận hỗn hợp. Việc sử dụng các phương pháp giống nhau không có khả năng làm việc trong cùng một tổ chức trên tất cả các dự án; sự chuẩn bị tốt nhất là xây dựng và thực hiện quy trình đánh giá phương pháp hợp lý (Methodology assessment process – MAP) để xác định cách tiếp cận tốt nhất cho từng dự án. Lưu ý rằng quá trình này có thể yêu cầu đánh giá lại và sửa đổi khi điều kiện kinh doanh thay đổi.