Nếu bạn nhận được một dự án mới từ tổ chức, trách nhiệm của một Quản lý dự án là làm sao để dự án hoàn thành thành công. Sự hoàn thành cần được hiểu là sản phẩm chuyển giao đúng phạm vi được mô tả, trong thời hạn và ngân sách cho phép. Nếu có bất cứ vấn đề nào bất ngờ xuất hiện và gây ra mối đe doạ cho dự án và có thể gây ra sự thất bại cho dự án của bạn. Bạn đã sẵn sàng để đối phó với điều đó chưa?
Quản lý dự án là một quy trình phức tạp và luôn chứa rất nhiều rủi ro. Công việc đòi hỏi người quản lý dự án phải xử lý một tập hợp các công việc đến từ ngân sách, con người, cả kỹ thuật, bao gồm yêu tố chuyên môn quan trọng cho sự thành công và tất cả chúng cần phải giải quyết để dự án được triển khai đúng. Có thể bạn sẽ hỏi: Vậy làm thế nào để định nghĩa sự thành công? Dự án thành công có phải là các phạm vi công việc đã được hoàn thành? Hay là khi khách hàng của bạn đã hoàn tất thanh toán cho dự án?
Trong rất nhiều trường hợp, tiêu chí hoàn thành dự án không được các doanh nghiệp xác định rõ trước khi được kick-off. Và tệ nhất là khi bộ tiêu chí xác định dự án thành công bị sai ngay tại thời điểm bắt đầu dự án. Khi nhiều thành viên tham gia có một cái hiểu khác nhau về sự thành công của dự án thì đây cũng chính là nguyên nhân sâu xa gây thất bại cho nhiều dự án.
Ở vai trò một nhà quản lý dự án thì đây là 4 thứ bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu kick-off dự án:
1) Xác định các mục tiêu cho dự án
Trước tiên bạn cần hiểu được công việc mà dự án của bạn cần đi qua. Đọc bảng mô tả phạm vi công việc của dự án “Statement of Work – SOW” và giải mã từng mục được liệt kê trong tài liệu này. Với các dự án lớn thật sự thì tài liệu này thường được mô tả các mục tiêu, khung thời gian của dự án, phạm vi, các giả định – assumptions, các yếu tố ràng buộc, các yêu cầu nghiệp vụ ở mức tổng thể, nguồn lực và mọi thứ liên quan về dự án.
Có rất nhiều dự án triển khai sai từ bước này. Có nhiều quản lý dự án không hiểu đầy đủ về các mục tiêu, phạm vi dẫn đến việc ước lượng thời gian, chi phí cho dự án, nguồn lực cần tham gia không chuẩn sát. Hiểu rõ các mục tiêu của dự án và phạm vi là một trong những công việc quan trọng của nhà quản lý dự án.
2) Nghiên cứu và chọn lựa phương pháp triển khai dự án
Tuỳ thuộc vào phạm vi và bối cảnh của dự án, năng lực của đội ngũ mà bạn chọn lựa phương pháp triển khai dự án cho phù hợp. Ngày nay, ngoài phương pháp quản lý dự án theo mô hình truyền thống thì bạn còn chọn lựa thêm phương pháp quản lý dự án theo mô hình linh động-Agile. Mỗi phương pháp có những điểm mạnh và những khó khăn trong việc triển khai khác nhau. Phương pháp triển khai dự án sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến kế hoạch hành động của bạn, kể cả phương thức vận hành dự án.
3) Phát triển kế hoạch hành động
Kế hoạch hành động của bạn bắt đầu bằng việc định nghĩa các vai trò, trách nhiệm cho từng vai trò. Một số người tham gia trong dự án của bạn như:
- Khách hàng, nhà tài trợ. Họ là những người tài trợ cho dự án, cũng là chủ sở hữu toàn bộ dự án và tất cả các khía cạnh của kế hoạch này cần được xem xét và chấp thuận bởi họ.
- Các chuyên viên hoặc trưởng các quy trình nghiệp vụ. Họ là người người định nghĩa phạm vi của dự án và xét duyệt tất cả các tài liệu nghiệp vụ liên quan và nghiệm thu kết quả của sản phẩm theo phạm vi của dự án.
- Các thành viên của đội dự án, người tham gia xây dựng sản phẩm cuối cùng và có trách nhiệm hỗ trợ xác định risk, giải quyết vấn đề chi tiết và đảm bảo chất lượng.
- Và các thành viên khác tham gia hỗ trợ, phân tích rủi ro, hỗ trợ tài nguyên và môi trường làm việc,…
Bạn cũng cần xây dựng cơ cấu tổ chức trong dự án để các vai trò có thể hình dung rõ cách giao tiếp và cập nhật tiến độ, cũng như sự leo thang khi có vấn đề xung đột xảy ra giữa các thành viên đội dự án cũng như với khách hàng.
Trong bước này bạn cũng cần xác định khung thời gian cho các hoạt động. Nói cách khác bạn cần phải ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ và kết quả đầu ra cho từng hoạt động. Tập hợp các hoạt động và đưa vào một cột mốc – smilestone để đảm bảo cho dự án của bạn đi đúng hướng.
Tương tự như vậy, bạn cần lên kế hoạch quản lý ngân sách và phân bổ nguồn lực phù hợp cho từng giai đoạn của dự án. Bạn cũng cần xem xét dòng chảy của nguồn kinh phí để nuôi sống đội dự án.
Cuối cùng, bạn cần trình bày các hạng mục được nêu ra trong kế hoạch hành động cho các stakeholders để xét duyệt và chấp thuận.
4) Phát triển kế hoạch dự phòng
Điều gì sẽ xảy ra nếu kế hoạch “A” của bạn thất bại? Bạn không biết chắc trước điều gì có thể xảy ra với dự án của mình, nếu vấn đề xảy ra gây tác động lớn khiến dự án đi đến thất bại, thì bạn cần có kế hoạch dự phòng tốt. Bạn cần đầu tư thời gian và nguồn lực để phát triển kế hoạch dự phòng cho các tình huống xấu. Do đó phát triển một kế hoạch “B” là rất quan trọng. Điều này một lần nữa giúp bạn đánh giá lại các rủi ro và xác định những gì có thể đẩy dự án đi sai hướng.
Mục tiêu ở đây là bạn cần liệt kê tất cả các hoạt động chính trong dự án, cách thức vận hành dự án, và đảm bảo mọi người tham gia vận hành dự án một cách có hệ thống, cũng như giữ kế hoạch của dự án một cách đơn giản.
Nếu bạn ví dự án như là một hành trình của một chiếc du thuyền từ điểm A đến điểm B trong khung thời gian cụ thể thì nhà quản lý dự án sẽ được ví như vị thuyền trưởng. Người phát triển hành trình mà chiếc du thuyền phải đi qua và luôn phải đảm bảo cho đoàn thuỷ thủ hiểu để họ cùng phối hợp với vị thuyền trưởng lèo lái con thuyền về đích.
Và quan trọng hơn, bạn đừng nhầm lẫn giữa công việc của Quản lý dự án và Quản lý sản phẩm. Đây là hai công việc khác nhau, có những chức năng khác nhau.
Source: APEX Global