APMP.VN

Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc được thiết kế để giúp bạn hình dung công việc của mình, tối đa hóa hiệu suất  và trở nên nhanh nhẹn. Theo nghĩa gốc tiếng Nhật, kanban được dịch là bảng hiệu. Bắt nguồn từ trong quá trình sản xuất, về sau nó trở thành một lĩnh vực riêng  của các nhóm phát triển phần mềm nhanh nhạy. Gần đây, nó bắt đầu được công nhận bởi các đơn vị kinh doanh trên các lĩnh vực khác nhau.

Khi ngày càng có nhiều người nghe về Kanban, đôi khi sẽ có những giải thích sai lệch. Vậy Kanban là gì? Dưới đây là những điều quan trọng nhất bạn cần biết về nó từ khi nó ra đời  đến ngày hôm nay.

KANBAN LÀ GÌ? TÓM LƯỢC

Định nghĩa về Kanban.

Ban đầu, nó phát sinh như một hệ thống lập kế hoạch cho quá trình sản xuất trở nên tinh gọn, bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS). Vào cuối những năm 1940, Toyota đã giới thiệu phương thức sản xuất tức thời  vào mô hình sản xuất của họ. Cách tiếp cận này đại diện cho hệ thống kéo. Điều này có nghĩa là họ sẽ sản xuất số lượng sản phẩm dựa trên nhu cầu của khách hàng, thay vì tự đặt ra tiêu chuẩn để sản xuất số lượng hàng hóa và đẩy chúng ra thị trường.

Hệ thống sản xuất độc đáo của họ đặt nền tảng của sản xuất tinh gọn. Mục đích cốt lõi của nó là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất. Mục tiêu chính của hệ thống là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không tạo thêm chi phí.

Bảng Kanban đơn giản nhất có ba cột – “yêu cầu”, “đang trong giai đoạn xử lý” và “hoàn thành”. Khi được xây dựng, quản lý và hoạt động đúng cách, nó hoạt động như một kho lưu trữ thông tin thời gian thực, làm nổi bật các nút thắt cổ chai trong hệ thống và bất cứ thứ gì khác có thể có trong cách thực hành công việc trơn tru.

Vào đầu Thế kỷ 21, những nhân vật chủ chốt trong ngành công nghiệp phần mềm đã nhanh chóng nhận ra Kanban có thể được sử dụng như thế nào để thay đổi tích cực cách thức cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Với sự tập trung gia tăng vào hiệu suất  và bằng cách khai thác những tiến bộ trong công nghệ điện toán, Kanban đã vượt qua giới hạn của ngành công nghiệp ô tô và ngày càng được áp dụng cho các ngành công nghiệp và thương mại phức tạp khác.

Nhưng, phương pháp Kanban hoạt động như thế nào?

4 NGUYÊN TẮC CỐT LÕI CỦA KANBAN

David J. Anderson (người tiên phong trong lĩnh vực Lean / Kanban cho công việc trí óc ) đã xây dựng phương pháp Kanban như một cách tiếp cận để tăng cường phát triển và thay đổi hệ thống cho các tổ chức công việc trí `óc. Nó tập trung vào việc hoàn thành công việc và các nguyên tắc quan trọng nhất có thể được chia thành bốn nguyên tắc cơ bản và sáu thực tiễn.

NGUYÊN TẮC 1: BẮT ĐẦU VỚI NHỮNG GÌ BẠN ĐANG LÀM

Tính linh hoạt của Kanban cho phép nó được phổ biến trên các công việc, hệ thống và quy trình hiện có mà không làm gián đoạn những gì đã được thực hiện thành công. Một cách tự nhiên, nó sẽ làm nổi bật các vấn đề cần được giải quyết và giúp đánh giá và lên kế hoạch thay đổi để việc thực hiện chúng không bị gián đoạn nhất có thể.

Tính linh hoạt của Kanban cho phép nó được phổ biến dần và hiểu được cho tất cả các loại hình tổ chức mà không sợ sốc văn hóa. Điều này giúp Kanban dễ dàng thực hiện trong bất kỳ loại tổ chức nào vì bạn không cần phải thực hiện nhiều các thay đổi ngay từ đầu.

NGUYÊN TẮC 2: CHẤP NHẬN THEO ĐUỔI SỰ PHÁT TRIỂN VÀ TIẾN HÓA

Phương pháp Kanban được thiết kế để đáp ứng sức đề kháng tối thiểu và do đó khuyến khích các thay đổi tiến hóa và tiến hóa nhỏ liên tục cho quy trình hiện tại. Nói chung, những thay đổi sâu rộng không được khuyến khích bởi vì chúng thường gặp phải sự kháng cự do sợ hãi hoặc không chắc chắn.

NGUYÊN TẮC 3: TÔN TRỌNG QUY TRÌNH, VAI TRÒ & TRÁCH NHIỆM HIỆN TẠI

Kanban nhận ra rằng các quy trình, vai trò, trách nhiệm và chức danh hiện tại đều có giá trị và lí do để chúng tồn tại. Phương pháp Kanban không cấm thay đổi, nhưng cũng không quy định nó là một phương pháp chuẩn hóa toàn cầu. Nó được thiết kế để thúc đẩy và khuyến khích các thay đổi gia tăng, hợp lý, mà không gây ra nỗi sợ thay đổi.

NGUYÊN TẮC 4: KHUYẾN KHÍCH HÀNH VI LÃNH ĐẠO Ở MỌI CẤP ĐỘ

Đây là nguyên tắc Kanban mới nhất. Nó nhắc nhở bạn rằng một số lãnh đạo tốt nhất đến từ những hành động hàng ngày của mọi người trên chiến tuyến của đội họ. Điều quan trọng là tất cả mọi người thúc đẩy tư duy cải tiến liên tục (Kaizen) để đạt được hiệu suất tối ưu ở cấp độ nhóm / bộ phận / công ty. Đây có thể là một hoạt động cấp quản lý.

6 NGUYÊN TẮC THỰC TẾ  CỦA KANBAN

Mặc dù chấp nhận triết lý Kanban và bắt tay vào hành trình chuyển tiếp là bước quan trọng nhất, mọi tổ chức cần phải cẩn thận với các bước thực tế. Có sáu nguyên tắc thực tiễn cốt lõi được xác định bởi David Anderson cần phải có để thực hiện thành công.

1. HÌNH DUNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC

Điều đầu tiên và quan trọng nhất đối với bạn là hiểu những gì cần thiết để có được một mặt hàng từ yêu cầu đến một sản phẩm có thể giao được. Chỉ sau khi hiểu tác dụng của cách mà công việc hiện tại thực hiện, bạn có thể mong muốn cải thiện nó bằng cách thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng có thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng thể hiện một bước trong quy trình làm việc của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một mục công việc. Khi bạn bắt đầu làm việc với mục X, bạn kéo nó từ cột “cần làm” và khi nó được hoàn thành, bạn di chuyển nó đến mục” hoàn thành”. Bằng cách này bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến trình và phát hiện các nút thắt cổ chai trong quy trình.

2. HẠN CHẾ SỐ CÔNG VIỆC ĐANG” TRONG QUY TRÌNH”

Chuyển đổi một nhóm tập trung vào giữa chừng thường sẽ gây ảnh hưởng xấu cho quá trình và đa tác vụ là một lộ trình chắc chắn sẽ lãng phí nguồn lực và kém hiệu quả; một chức năng chính của Kanban là đảm bảo số lượng các mục hoạt động có thể quản lý được tiến hành bất cứ lúc nào. Nếu không có giới hạn tiến độ công việc, bạn đang không làm Kanban Giới hạn WIP có nghĩa là một hệ thống kéo được thực hiện trên các bộ phận hoặc tất cả quy trình làm việc. Đặt các mục tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng một thẻ chỉ được kéo vào Bước tiếp theo khi có dung lượng khả dụng. Những ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm rõ  các khu vực có vấn đề trong luồng công việc của bạn để bạn có thể xác định và giải quyết chúng.

3. QUẢN LÝ DÒNG CHẢY CÔNG VIỆC

Toàn bộ ý tưởng thực hiện một hệ thống Kanban là tạo ra một dòng chảy lành mạnh trơn tru. Theo dòng chảy, chúng tôi muốn nói đến sự di chuyển của các mục công việc thông qua quá trình sản xuất. Chúng tôi quan tâm đến tốc độ và sự mượt mà của các bước  Vì vậy, quản lý dòng chảy là quản lý công việc chứ không phải con người. Thế nên  thay vì những người quản lý vi mô và cố gắng khiến họ bận rộn mọi lúc, chúng ta nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu làm thế nào để đưa công việc đó qua hệ thống nhanh hơn. Trong trường hợp lý tưởng nhất, chúng ta muốn dòng chảy trở nên nhanh và trơn tru. Điều này có nghĩa là hệ thống của chúng ta đang tạo ra giá trị nhanh chóng. Bằng cách này, chúng ta có thể giảm thiểu thời gian chu kỳ trung bình cho sản xuất và tránh chi phí trì hoãn, nhưng theo một cách có thể dự đoán được.

4. LÀM CHO CHÍNH SÁCH QUY TRÌNH TRỞ NÊN RÕ RÀNG

Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lý do tại sao quá trình nên được xác định rõ ràng, công bố  và xã hội hóa. Mọi người sẽ không liên kết và tham gia vào một cái gì đó họ không tin sẽ hữu ích. Khi mọi người đều quen với mục tiêu chung, họ sẽ có thể làm việc và đưa ra quyết định liên quan đến một thay đổi sẽ đưa bạn đi theo hướng tích cực.

VÒNG LẶP PHẢN HỒI

Để thay đổi tích cực xảy ra, thành công và tiếp tục, một điều nữa cần phải được thực hiện. Triết lý Lean ủng hộ giả định rằng các cuộc họp thường xuyên là cần thiết để chuyển giao kiến ​​thức (vòng phản hồi).

Đó là các cuộc họp hàng ngày để đồng bộ hóa nhóm. Họ được tổ chức trước bảng  Kanban và mọi thành viên nói với những người khác những gì anh ấy hoặc cô ấy đã làm ngày hôm trước và những gì sẽ làm ngày hôm nay. Ngoài ra còn có đánh giá cung cấp dịch vụ, đánh giá hoạt động và cuộc họp đánh giá rủi ro. Tần suất phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng ý tưởng là chúng nên được tổ chức đều đặn, vào một giờ cố định nghiêm ngặt, đi thẳng vào vấn đề và không dài dòng một cách không cần thiết. Độ dài trung bình lý tưởng của một lần đứng lên nên trong khoảng từ 10 – 15 phút và những người khác có thể đạt tới một giờ tùy thuộc vào quy mô và chủ đề của đội.

5. CẢI THIỆN CÁCH HỢP TÁC (SỬ DỤNG CÁC MÔ HÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP KHOA HỌC)

Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức là thông qua tầm nhìn chung về một tương lai tốt hơn và sự hiểu biết tập thể về các vấn đề cần phải khắc phục. Các nhóm có sự hiểu biết chung về các lý thuyết về công việc, quy trình làm việc, quy trình và rủi ro có nhiều khả năng xây dựng sự hiểu biết chung về một vấn đề và đề xuất các bước để cải thiện, có thể được sự đồng thuận.

LỢI ÍCH CHÍNH CỦA KANBAN

Ngày nay, nhiều tổ chức sử dụng phương pháp Kanban để nhanh hơn và mang lại trật tự cho các quy trình làm việc lộn xộn của họ. Nói một cách đơn giản, nó giúp bạn hoàn thành công việc nhiều hơn. Nhưng hãy để đào sâu hơn một chút và xem lợi ích thực sự của việc sử dụng Kanban là gì.

MỌI NGƯỜI ĐỀU Ở TRÊN CÙNG MỘT MẶT PHẲNG

Ý tưởng cơ bản của Kanban là hình dung mọi phần việc  trên một cái bảng. Bằng cách này, bảng Kanban biến thành một trung tâm thông tin. Tất cả các nhiệm vụ đều có thể nhìn thấy và chúng không bao giờ bị mất, điều này mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình làm việc. Mỗi thành viên trong nhóm có thể có một bản cập nhật nhanh về trạng thái của mọi dự án hoặc nhiệm vụ.

KANBAN TIẾT LỘ NHỮNG VƯỚNG MẮC TRONG QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA BẠN

Khi bạn xây dựng một bảng Kanban và bạn lấp đầy nó với các thẻ, bạn sẽ thấy rằng một số cột sẽ bị quá tải với các nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn làm nổi bật các tắc nghẽn trong quy trình làm việc của bạn và giải quyết chúng đúng cách. Ví dụ, bạn có thể hiểu được các nhiệm vụ lớn như thế nào để nhóm của bạn có thể di chuyển  chúng về lên trước một cách kịp thời.

KANBAN MANG ĐẾN SỰ LINH HOẠT

Nếu bạn xem qua các nguyên tắc Kanban cơ bản, bạn sẽ dễ dàng hiểu rằng nó có thể được sử dụng bởi bất kỳ nhóm nào trong tổ chức của bạn từ tiếp thị đến nhân sự. Lý do chính là Kanban tôn trọng tình trạng hiện tại của tổ chức của bạn và nó không yêu cầu những thay đổi mang tính cách mạng. Ngược lại, nó gợi ý rằng bạn nên theo đuổi sự thay đổi tiến hóa, tiến hóa và cố gắng cải thiện liên tục.

NHÓM CỦA BẠN SẼ PHẢN ỨNG NHANH HƠN

Kanban được tạo ra để đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng chỉ trong đúng thời điểm , thay vì đẩy hàng hóa ra thị trường. Ngày nay, trong các công việc của giới cổ cồn trắng, Kanban giúp chúng ta dễ dàng đáp ứng các yêu cầu thay đổi liên tục của khách hàng. Nó cho phép các đội thay đổi các ưu tiên, tổ chức lại hoặc chuyển trọng tâm thực sự nhanh chóng.

BẠN TẬP TRUNG VÀO VIỆC HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC ĐỂ TĂNG CƯỜNG HỢP TÁC VÀ NĂNG SUẤT

Một trong những lợi thế chính của Kanban là nó yêu cầu các đội tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại của họ cho đến khi hoàn thành. Điều này có thể nhờ vào khái niệm giới hạn  công việc đang xử lý. Giới hạn WIP thúc đẩy các nhóm cộng tác để hoàn thành các mục công việc nhanh hơn, mặt khác giúp loại bỏ các phiền nhiễu như chuyển ngữ cảnh và đa nhiệm. Vào cuối ngày, điều này có tác động tích cực đến năng suất của đội.

KANBAN THỜI HIỆN ĐẠI

Với sự phát triển của công nghệ, Kanban cũng không ngừng cải tiến. Các giải pháp bảng Kanban kỹ thuật số đã được phát triển để khắc phục các vấn đề phát sinh trong các nhóm từ xa.

CÁC THÀNH VIÊN Ở XA CÓ THỂ DỄ DÀNG TRUY CẬP.

Hầu hết các công ty có quy mô doanh nghiệp và thậm chí nhiều công ty mới thành lập đều có nhiều nhân viên ở xa. Các đơn vị thường được phân phối trên toàn thế giới. Họ không thể làm việc trên một bảng trắng truyền thống và do đó cần một bảng kỹ thuật số, họ có thể truy cập từ bất cứ đâu và nhanh chóng hơn. Bảng Kanban trên “cloud”  là cách hiệu quả nhất để giúp mọi người theo dõi cùng nhau khi họ cung cấp quyền truy cập vào tất cả thông tin từ bất kỳ thiết bị nào vào bất kỳ lúc nào và hiển thị hành động trực tiếp.

PHÂN TÍCH DÒNG CHẢY

Hơn nữa, phần mềm Kanban cho phép một quy trình phân tích tinh vi để giúp bạn theo dõi hiệu suất một cách chi tiết, khám phá các nút thắt cổ chai và thực hiện các thay đổi cần thiết.

TÍCH HỢP VỚI CÁC CÔNG CỤ KHÁC

Bảng kỹ thuật số cũng dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác và có thể đưa ra một viễn cảnh cực kỳ quý giá của toàn bộ quá trình, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất.

TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC

Các giải pháp Kanban trực tuyến cung cấp cho bạn cơ hội tự động hóa một số phần trong quy trình của bạn và tiết kiệm thời gian quý báu. Với máy tự động tùy chỉnh, mọi quy trình làm việc điển hình có thể được thực hiện hiệu quả hơn.

TÓM TẮT VỀ KANBAN

Một hệ thống Kanban không chỉ là ghi chú dán trên tường. Cách dễ nhất để hiểu Kanban là nắm lấy triết lý của nó và sau đó áp dụng nó vào công việc hàng ngày của bạn. Nếu bạn đọc, hiểu và cộng hưởng với bốn nguyên tắc cốt lõi, quá trình chuyển đổi thực tế có vẻ hợp lý và thậm chí là không thể tránh khỏi.

Trực quan hóa quy trình làm việc, thiết lập giới hạn WIP, quản lý lưu lượng, đảm bảo các chính sách rõ ràng và cải tiến hợp tác sẽ đưa quá trình của bạn vượt xa so với những gì bạn nghĩ. Hãy nhớ tổ chức các vòng phản hồi thường xuyên và tất cả các phần này cùng nhau sẽ thể hiện sức mạnh thực sự của Kanban.

KẾT LUẬN

Ban đầu, cố gắng học về Kanban có thể khó khăn nhưng bây giờ bạn đã biết nó là gì, bạn có thể tận dụng tối đa những lợi ích chính của Kanban:

• Bảng Kanban truyền thống và kỹ thuật số giúp bạn hình dung công việc của mình
• Kanban rất dễ chấp nhận và – chỉ cần bắt đầu với những gì bạn sẵn có
• WIP giới hạn cho phép công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn