Thật khó để xác định thế nào là nhà quản lí dự án giỏi. Mỗi tổ chức xác định vai trò của quản lí dự án là khác nhau. Các nhà quản lý dự án rất cần thiết trong nhiều ngành công nghiệp. Là một nhà quản lý dự án, bạn có thể làm việc cùng các đội lớn hay nhỏ với những nhiệm vụ công việc từ nguồn ngân sách và thời gian. Có thể bạn không phải là một nhà quản lí dự án hoặc bạn làm việc cho chính bạn, nhưng bạn cũng có trách nhiệm quản lý công việc. Bất luận bạn đứng ở ví trí nào, bạn vẫn cần phải học để bạn có thể quản lí tốt tất cả mọi thứ. Bạn sẽ đi đến đích.
Lên các kế hoạch dự án thực tế, ước tính thời gian và công sức, tạo một bảng tính theo cách riêng của bạn … đó là tất cả những việc bạn phải làm như một người quản lý dự án giỏi, và những kỹ năng được học một cách dễ dàng. Thực tế, có nhiều chương trình hay và các trung tâm được tổ chức ra để dạy và cấp chứng chỉ cho những kĩ năng đó. Tuy nhiên, cốt lõi của vấn đề là kĩ năng giữ cho công việc của bạn có tổ thức mà đội của bạn được thông báo và cảm thấy vui vẻ. Nhưng, trung tâm với vai trò là kỹ năng cho công việc tổ chức và đội của bạn được thông báo và cảm thấy hạnh phúc.
GIAO TIẾP NHƯ MỘT CHUYÊN GIA
Tôi đã bao giờ thích thuật ngữ “người người”, nhưng đó là bởi vì tôi chưa bao giờ gặp một người thích giao tiếp với một cỗ máy hay một con chó. Những người này bước được ra khỏi đó. Nhưng nếu họ là người quản lí dự án ở tổ chức của bạn, bạn sẽ gặp nhiều rắc rối. (trừ khi có thể họ quản lí vườn của bạn). Một nhà quản lí dự án giỏi sẽ không ngại ngần trong việc giao tiếp với người khác. Có nghĩa là nói chuyện với mọi người ở những chủ đề đa dạng dễ và khó khác nhau một cách tự nhiên. Và không phải rụt rè trong giao tiếp, nhưng nhận thực tế là cả một đội có thể không giao tiếp cùng một cách.
TRỞ THÀNH ‘CHÚ TẮC KÈ HOA’
Đó là một thực tế: Bất kỳ dự án cũng sẽ thất bại nếu không có sự giao tiếp thẳng thắn. Rõ ràng, ngắn gọn và trung thực trong giao tiếp có tầm quan trọng ngang hàng với việc làm thế nào để giao tiếp với người khác. Hiểu những đồng nghiệp mà bạn sẽ làm cùng và hiểu cách họ làm việc và giao tiếp như thế nào là rất quan trọng để thúc đẩy một nhóm và hoàn thành đúng thời hạn, hoặc thậm chí là những mục tiêu đơn giản. Một người quản lí dự án cần biến mình thành “chú tắc kè hoa” để thực hiện điều này. Xây dựng các kế hoạch giao tiếp cho nhóm của bạn có thể hữu ích, nhưng nó không bắt buộc cho tất cả mọi người. Và điều đó có thể dẫn tới những khó khăn. Hãy nhớ rằng, nó không phải là tất cả về bạn và quá trình của bạn như các nhà quản lí dự án. Đó là việt bạn làm việc với nhóm để xây dựng một mô hình mà phù hợp với tất cả mọi người.Bạn có thể hỏi, tại sao thay đổi kế hoạch của bạn từ dự án này đến dự án khác? Cách tiếp cận này có thể gây nhầm lẫn cho bạn. Đặc biệt nếu bạn là một nhà quản lí dự án hoặc đang làm việc trên một số dự án với nhiều thành viên trong nhóm. Không vấn đề gì, có lẽ vì vậy có thể nó sẽ không phù hợp với bạn và bạn cần phải tuân theo các tiêu chuẩn của toàn công ty. Điều đó không có nghĩa là bạn không nên áp dụng những phương pháp cá nhân. Hãy suy nghĩ về nó: Nếu bạn đặt thời gian và nỗ lực vào việc nhận biết nhóm của bạn và tạo ra một kế hoạch với họ, tất cả mọi người sẽ tham gia. Trong thực tế, họ sẽ làm theo cách mà khiến họ cảm thấy thoải mái, tốn ít công sức, ít sự sợ hãi và bối rối hơn.
LUÔN NẮM BẮT TÌNH TRẠNG CỦA DỰ ÁN
Sử dụng báo cáo tình trạng công việc hàng tuần để đảm bảo về vấn đề thời gian và chi phí hoàn thành dự án của bạn. Thường xuyên họp nhóm để bàn về những công việc đã làm và xây dựng hoạt động nhóm. Nếu bạn đang làm việc với khách hàng, điều đó là cần thiết để bàn giao thông tin chi tiết dự án bằng văn bản hàng tuần. Nếu thời gian cho phép, hãy thường xuyên gọi điện để bàn bạc về công việc sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn.
Không có vấn đề gì với việc bạn đang làm, chỉ cần nhớ rằng tất cả chúng ta đều là con người. Mọi người đều có thế mạnh của riêng họ và cách giao tiếp khác nhau. Cho dù bạn giao tiếp bằng văn bản hoặc qua email, điện thoại, tin nhắn, bạn cũng sẽ tìm ra cách để khiến cho quan điểm của bạn được biết tới. Là người quản lý dự án, bạn phải tìm ra cách để giao tiếp với những cá tính khác nhau trong nhóm của bạn. Bạn có thể đưa ra những kỳ vọng hợp lý, nhưng nếu bạn bỏ qua sở thích của nhóm của bạn và chỉ cần làm việc theo cách riêng của bạn, bạn sẽ khó khăn trong việc thành công.
ĐẶT MỤC TIÊU VÀ BÁM LẤY CHÚNG
Đặt ra kì vọng và quản lý kỳ vọng là một trong những điều khó khăn nhất một người quản lý dự án phải làm. Nhiều nhà quản lí bắt đầu dự án với nhiều ẩn số về mục tiêu, ngân sách, thời gian, và công sức. Khi bạn đang đặt kỳ vọng về vấn đề giao tiếp với nhóm của bạn, đó là một ý tưởng tốt cũng để trang trải phạm vi, thời gian, và bất kỳ thông tin chi tiết khác có thể góp phần vào cách bạn sẽ làm cho một dự án thành công. Và, khi bạn đang làm việc với một khách hàng, nó là tốt để đặt kỳ vọng như vậy sớm.
XÁC ĐỊNH PHẠM VI
Mục tiêu của mỗi dự án phải được thiết lập dựa trên văn bản. Nếu không có tài liệu hướng dẫn để sao lưu các yêu cầu dự án, hãy tạo mới nó. Không phải môi trường làm việc nào cũng cần thiết tạo ra những văn bản cho mỗi dự án tuy nhiên nó sẽ giúp bạn và nhóm của bạn định hướng hoặc thiết lập được những mong đợi mà nhóm của bạn sẽ thực hiện. Mỗi nhóm nên sử dụng tài liệu để lập ra chiến lược cho những điều mà chúng ta thực hiện cho mỗi dự án với thời gian biểu. Điều này sẽ có nghĩa là bạn phải làm rõ mức độ công sức gắn liền với từng nhiệm vụ với kinh nghiệm của nhóm bạn để quyết định thời gian và ước tính công sức cần thực hiện.
NÓ KHÔNG NÓI VỀ BẠN
Don’t think of yourself as ‘just the PM,’ but recognize that you are just the PM.
Là một phần của một nhóm dự án có thể được vui vẻ và sáng tạo. Bạn kiểm tra tiến độ và các bước cuộc thoại hay cuộc họp tiếp theo sẽ diễn ra ở đâu. Sau đó, nhóm của bạn cần thời gian để tiếp tục làm việc. Chắc chắn rằng trong thời gian thực hiện dự án, sẽ có những ý tưởng phát sinh, những yêu cầu mới cần tới ý kiến của bạn.. Hãy thận trọng với những điều này. Nếu một khách hàng, đối tác, hoặc thành viên trong nhóm phàn nàn với bạn về bất kỳ điều nào, tốt nhất là đem nó ra đối chiếu với những yêu cầu trong dự án của bạn. Cần biết khi nào cần sự tham gia của các thành viên trong nhóm để bàn bạn và đưa ra quyết định xử lí tiếp theo. Ví dụ: Sản phẩm khách hàng yêu cầu điều gì đó mới hoặc là thiết kế cụ thể? Nếu có, điều đó sẽ liên quan đến một số người trong nhóm. Họ có thể giúp trả lời các câu hỏi, và thậm chí có thể làm điều đó tốt hơn so với bạn.
ĐỪNG TRỞ THÀNH NGƯỜI BIẾT TẤT CẢ
Một người quản lý dự án đừng nên trả lời cho các vấn đề của dự án hoàn toàn một mình, trừ khi chúng được ghi chép trước đây về ngân sách, phạm vi, và một hướng dẫn xác định trước. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ phải có nhiệm vụ trả lời những câu hỏi có liên quan đến lĩnh vực mà họ đảm nhận.Công việc của bạn là phải biết khi farm câu hỏi cho họ mà không nhận được trong cách làm việc của họ.
TRỞ THÀNH NGƯỜI HÂM MỘ LỚN NHẤT CỦA ĐỘI CỦA BẠN
Bạn có thể không là một cheerleader tự nhiên, nhưng mỗi dự án cần một leader hỗ trợ quá trình này.
Một người quản lý dự án tốt sẽ theo dõi quy trình và thực hiện việc đồng bộ trong nhóm. Thời gian, hạn chót và phân công nhiệm vụ là quan trọng nhưng người quản lí dự án
thực thi các quy trình và giữ cho mọi người trong nhóm trong đồng bộ. Ăn mừng chiến thắng và khích lệ các thành viên trong đội của bạn khi cần thiết. Đồng thời, đừng sợ khi có ai đó nói rằng, “Liệu bạn đã nghĩ về X?” để tìm ra sản phẩm tốt nhất cho các dự án và nhóm của bạn. Nếu bạn là nhà quản lí dự án và bạn đang thực sự làm tốt, bạn sẽ biết và hiểu mọi vấn đề của dự án, và có khả năng có thể dự đoán các câu hỏi hoặc quan tâm của khách hàng có thể có. Những hành vi này không chỉ hỗ trợ nhóm của bạn và dự án của bạn, mà còn khiến mọi người trong nhóm cảm thấy rằng bạn cũng tham gia vào dự án.
Every project needs a leader who owns and supports the process.
LUÔN HỌC HỎI
Không có nghi ngờ gì về việc quản lý dự án là một trong những con đường đầy thách thức nhưng cũng bổ ích nhất mà có thể thực hiện. Một người quản lý dự án tốt có thể giúp một doanh nghiệp làm rõ các mục tiêu, sắp xếp hợp lý các quy trình, và tăng doanh thu. Không có gì ngạc nhiên khi những nhà quản lí dự án được đánh giá cao trong nhiều ngành công nghiệp. Nhưng bất luận là bạn học kĩ năng quản lí dự án ở đâu, bạn phải bám vào các kĩ năng cốt lõi khiến cho bạn tốt hơn. Bạn phải có khả năng tổ chức và điều khiển, nhưng cũng cần là người dễ tính và dễ thích nghi, đều là những thách thức sẽ khiến bạn trở thành một nhà quản lí giỏi.
Source: Kuckoo.vn, www.teamgantt.com