Với quy mô hàng chục ngàn nhân viên, cùng sự đa dạng về vị trí, các chức vụ, vấn đề đặt ra với các quản lý dự án (PM – Project Manager) tại FPT Software là phải hiểu được quy trình chuẩn, thay đổi liên tục, nắm bắt thông tin và có những hỗ trợ kịp thời trong quá trình thực hiện dự án.
Trong quá trình làm việc tại FPT Software, không khó để nhận ra nhiều bạn Developer, Tester mong muốn được trở thành PM và ngược lại, những nhà quản lý dự án muốn trở lại vị trí nhân viên bình thường. Với hai năm kinh nghiệm trong vai trò là một PM, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những góc nhìn từ bản thân người viết về công việc này.
PM – Người dọn rác
Sống và làm việc tại Nhật Bản 3 năm, tiếp xúc với phong cách làm việc nghiêm túc và chuyên nghiệp của người Nhật, người viết học hỏi được phần nào phong cách làm việc ở đây và ứng dụng vào chính công việc của mình. Người viết nhận ra rằng, hiện có nhiều bạn đang làm việc dưới sự mơ hồ và ảo tưởng về năng lực của bản thân dẫn đến làm việc thiếu chuyên nghiệp và thận trọng. Chính vì lẽ đó, sản phẩm làm ra luôn có chất lượng thấp và nhiều lỗi.
Xét về khía cạnh công việc, Quản lý dự án là người chia các đầu mục công việc sao cho phù hợp với năng lực của từng thành viên, đảm bảo thời hạn hoàn thành công việc, không chậm trễ. Do đó, nếu thành viên trong dự án làm việc cẩu thả, không đúng hạn thời gian thì người chịu trách nhiệm đồng thời giải quyết “đống rác” này chính là các nhà quản lý. Vậy nên, dễ hiểu khi cho rằng trong một dự án, PM chính là Người dọn rác.
Quá nhiều đầu mục phải quản lý
Dấn thân vào nghề PM này, những người đã học qua các chứng chỉ PME (Project Management Essential) và PMF (Project Management Fundamental) mỗi người phải quản lý trên 10 đầu mục lớn: task management, estimation, Change Requiment, risk, stakeholder,… Những công việc này cần quản lý song song, đồng thời, tại thời gian thực (realtime) vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới các thành viên và toàn bộ dự án. Nhiệm vụ của PM là làm sao các thành viên tập trung hoàn toàn vào công việc, trong khi mình phải đảm bảo được quyền lợi của cả đội dự án – những công việc không tên mà có lẽ chỉ có ai trải nghiệm qua “nghề” này mới hiểu được.
Những tố chất mà PM cần có
Nếu ví nhóm phát triển phần mềm như một đoàn thám hiểm thì có PM chính là người cầm ngọn đuốc sáng dẫn dắt mọi người đi đến đích của dự án, đồng thời phải đảm bảo tính mạng, tinh thần cho các thành viên. Trong một dự án, PM không những cần dẫn dắt cả đội cán tất cả các đích của dự án mà còn phải đảm bảo sự thành công của nhiều yếu tố khác như: quyền lợi của các thành viên, các lợi ích của công ty, lợi ích của khách hàng, hay sự gắn kết lâu dài giữa công ty với khách hàng,…
Theo cách nhìn của người viết thì một PM thực thụ cần có tối thiểu 3 tố chất và 3 khả năng chính sau:
- Tố chất lãnh đạo: biết cách tập trung nguồn lực của nhiều người trong nhóm hoặc có thể là cả ngoài nhóm để giải quyết vấn đề;
- Tố chất nhạy bén và suy nghĩ tích cực: Nắm bắt thông tin nhanh và tích cực, phán đoán và giải quyết các vấn đề phát sinh trong thời gian sớm nhất, không để bỏ lỡ các cơ hội để củng cố cho sự thành công của dự án cũng như niềm tin của các bên liên quan. Ngoài ra việc suy nghĩ tích cực cũng rất cần thiết, khi mà với PM có muôn vàn áp lực thì suy nghĩ tích cực sẽ giúp bạn tự giải thoát mình khỏi những gò bó và trói buộc đó, tự tạo động lực cho bản thân để tiếp tục dẫn dắt các thành viên trong dự án.
- Tố chất ngoại giao: Một ví dụ nhỏ là trong nội bộ công ty khi chúng ta cần xử lý nhanh một vấn đề cần có bàn tay của người khác, hoặc cần sự giúp đỡ khẩn cấp của nhiều bên thậm chí là của khách hàng thì lúc đó tố chất ngoại giao của bạn sẽ phát huy tác dụng tốt. Một ví dụ khác là khi cần thương lượng để dự án không chịu thiệt nhiều và đảm bảo được quyền lợi cho chính các thành viên của mình.
- Khả năng Sức khỏe: PM là người tiên phong trong các khía cạnh của dự án đồng thời là người theo đuổi mục tiêu tới cùng. Do đó bạn sẽ không thể trở thành PM nếu bạn không có sức khỏe tốt.
- Khả năng Tiên đoán: Trước tất cả các vấn đề phát sinh cần phải dự đoán được kết quả của vấn đề, xâu chuỗi chúng lại thành một luồng xuyên suốt và giải quyết chúng một cách logic, thông minh nhất.
- Khả năng Ước lượng và lập kế hoạch: Ước lượng công việc sao cho phù hợp với dự án hay tới từng thành viên trong dự án, không quá tập trung vào một vấn đề nhỏ mà làm ảnh hưởng đến vấn đề lớn dẫn đến sự lãng phí về ngân sách.
Những công cụ, ứng dụng hỗ trợ công tác cho PM
Tùy thuộc vào mô hình hoặc định hướng phát triển của từng công ty sẽ có các cách xây dựng hoặc sử dụng các công cụ hỗ quản lý dự án khác nhau. Dĩ nhiên với một công ty lớn như FPT Software thì có rất rất nhiều các công cụ hỗ trợ cho công việc quản lý của PM. Chưa kể đến các công cụ mà từng bộ phận phát triển riêng, các công cụ được áp dụng trong toàn FPT Software ít nhất cũng khoảng vài chục. Dĩ nhiên việc biết cách sử dụng hết các tính năng của các công cụ không hề là chuyện dễ dàng, nhưng nếu bạn vận dụng được thành thạo chúng thì quả là rất hữu ích cho quá trình quản lý dự án của bạn. Sau đây người viết xin được kể ra một vài công cụ chính hay dùng nhất:
- Công cụ TMS2: Quản lý thời gian làm việc tăng ca (Over Time – OT), yêu cầu tăng ca, quản lý lương cho các cán bộ tăng ca,…
- Công cụ Quản lý công việc (jira, conf): quản lý chi tiết từng công việc của các thành viên, các mối nguy hại, vấn đề hiện đang gặp phải… Ngoài ra nó còn có thể tự động vẽ biểu đồ, đo đạc các chỉ số KPI của dự án: năng suất, hiệu suất làm việc, chất lượng, ngân sách, thời gian,… Theo mình đánh giá công cụ này được PM và QA sử dụng với tần suất cao nhất. Bộ tài liệu trên conf rất đa dạng và nhiều, các bạn có thể tìm kiếm tất cả các thông tin liên quan tới quy trình hay chất lượng trong FPT Software.
- Công cụ PORTAL: Là cổng thông tin dịch vụ cho nhân viên, và dĩ nhiên PM là người sử dụng nhiều nhất. Trên đó các bạn có thể tạo rất các yêu cầu để các bộ phận khác hỗ trợ như: cấp mới tài sản, đặt phòng họp, các dịch vụ về mạng hay IT,…
- Các công cụ hỗ trợ cộng đồng: Outlook, Skype,..
- Excel: Nếu bạn ngại việc sử dụng các công cụ nhiều tính năng nhưng rườm rà trên, thì excel là một công cụ rất hữu dụng, nó có thể hỗ trợ việc lập kế hoạch dự án, và bất cứ thông tin nào cần quản lý bạn đều có thể đưa nó lên excel. Tuy nhiên việc sử dụng excel thường chỉ phù hợp nhất đối với các dự án có size nhỏ. Đối với các dự án size lớn và dữ liệu nhiều sẽ làm cho bạn cảm thấy chậm và khó quản lý.
Source: FPT TechInsight