CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN

Có rất nhiều phương pháp quản lý dự án, từ phương pháp quản lý bằng mô hình Agile cho đến quản lý bằng mô hình Waterfall, hoặc một số phương pháp khác. Theo các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý dự án, tuỳ vào tính chất và quy mô khác nhau của mỗi dự án mà nhà quản lý sẽ lựa chọn phương pháp quản lý sao cho phù hợp nhất. Điều đó có thực sự đúng không,hay ta có thể áp dụng bất cứ phương pháp nào cho một dự án bất kì?

Bài viết sẽ bao gồm các đề mục:

Các cặp phương pháp chắc chắn có thể so sánh được với nhau là Agile với Waterfall và Six Sigma với Lean Six Sigma. Trái lại, vẫn còn tồn tại nhiều tranh cãi xoay quanh việc so sánh 2 phương pháp Prince2 (bắt nguồn từ nước Anh) và phương pháp Agile. Trong khi một số chuyên gia quản lý dự án cho rằng, hai phương pháp này giống nhau thì số khác lại tin rằng chúng hoàn toàn khác nhau.

Dù thế nào thì đối với một nhà quản lý dự án, điều quan trọng là phương pháp họ áp dụng có tốt hơn các phương pháp khác hay không, hoặc áp dụng phương pháp nào sẽ giúp tăng khả năng thành công của dự án.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ BẰNG MÔ HÌNH AGILE

Phương pháp này ban đầu được dùng để quản lý những dự án công nghệ thông tin, nguyên lý căn bản của nó có thể hiểu đơn giản như sau: “Theo phương pháp này, quá trình vận hành dự án cần được thực hiện bởi một đội ngũ có trình độ năng lực cao, kết hợp với sự tham gia của khách hàng, phương pháp Agile đòi hỏi khả năng phân tích thường xuyên và kiểm soát kịp thời những thay đổi về phạm vi dự án xuyên suốt cả vòng đời của dự án.

Vậy điều đó rốt cuộc nghĩa là gì? Về cơ bản, theo phương pháp Agile, ngoài nhóm trực tiếp thực hiện dự án, sẽ có nhiều bên liên quan khác (ví dụ như khách hàng) cũng cùng tham gia vào dự án. Dự án được chia thành các phân đoạn, gồm các bước lặp đi lặp lại, mỗi phân đoạn do một nhóm đảm nhiệm. Điều này sẽ giúp công tác theo dõi và kiểm soát các thay đổi trong dự án trở nên hiệu quả và linh hoạt hơn so với cách làm cứng nhắc của các phương pháp khác. Có thể hiểu đơn giản là, với quy trình dịch vụ tự động hoá cần đến 12 bước thực hiện, thì khi áp dụng phương pháp Agile, ta chỉ cần 4 bước. Nói một cách đơn giản, phương pháp Agile sẽ làm giảm những “nút thắt cổ chai” của dự án.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG MÔ HÌNH WATERFALL

Theo phương pháp Waterfall, sau khi phạm vi dự án được xác định, các nhóm sẽ được phân công công việc với mục tiêu và lịch trình thực hiện cụ thể. Mỗi nhóm đảm nhiệm một phương diện hoặc một bộ phận của dự án, và phương pháp này thường được áp dụng trong các dự án phát triển phần mềm. Các bộ phận này được vận hành tuần tự theo quy trình, khi một giai đoạn được hoàn thành, dự án sẽ tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Khả năng thành công của một dự án vận hành theo phương pháp Waterfall phụ thuộc rất nhiều vào khách hàng. Nhược điểm của phương pháp này là sẽ rất khó thay đổi bất cứ gì nếu có vấn đề xảy ra trong quy trình thực hiện dự án. Ví dụ, nếu nhóm A đã xác định xong yêu cầu của khách hàng rồi chuyển cho nhóm B và tiếp đến là nhóm C, và nhóm C lại gặp yêu cầu khác của khách hàng, lúc này rất khó quay trở lại để thay đổi. Tuy nhiên, một số nhà quản lý dự án vẫn lựa chọn cách tiếp cận theo “đường thẳng” này nếu có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng từ sớm.

SO SÁNH 2 PHƯƠNG PHÁP AGILE VÀ WATERFALL

Trong cả hai phương pháp Agile và Waterfall, chỉ khi nào hoàn thành xong phân đoạn này thì bạn mới được chuyển sang phân đoạn tiếp theo, mà như các chuyên gia vẫn nói “Hoàn thành tức là xong hết”. Sự khác biệt giữa 2 phương pháp này là, với phương pháp Agile, việc đánh giá và theo dõi các phân đoạn phải thực hiện thường xuyên và trước cả khi nó được chuyển sang phân đoạn tiếp theo. Còn theo phương pháp Waterfall, dự án phải được thực hiện tuần tự từng bước và không được dừng lại tại bất kì bước nào, để đảm bảo khả năng thành công của dự án. Các nhà quản lý dự án sẽ muốn áp dụng phương pháp nào tốt nhất với dự án của mình. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp Waterfall là nếu bước đánh giá cuối cùng cho thấy dự án không hiệu quả, dễ là bạn sẽ phải làm lại tất cả từ con số 0.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THAY ĐỔI TRONG DỰ ÁN (CHANGE MANAGEMENT METHODOLOGY)

Quản lý thay đổi là gì? Có thể hiểu, quản lý thay đổi là công tác mà doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cho những thay đổi cần thiết của tổ chức, bao gồm các thay đổi đã lên kế hoạch từ trước lẫn những thay đổi không lường tới được. Những thay đổi này có thể phát sinh bởi các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Theo phương pháp này, ta cần thiết lập một quy trình kiểm soát hiệu quả mỗi khi dự án đòi hỏi những thay đổi cần thiết.

Điều quan trọng trong quản lý thay đổi là phải xác định đúng được thay đổi cần thiết của tổ chức, và cách thực hiện thay đổi đối với các bên liên quan đến dự án, đội ngũ thực hiện dự án và quy trình quản lý đầu vào. Trong quy trình quản lý thay đổi, dự án được chia thành các phân đoạn nhỏ, và nếu phát hiện có vấn đề, dự án sẽ tạm thời phanh lại cho đến khi nào được giải quyết. Một số chuyên gia tin rằng phương pháp quản lý thay đổi luôn đem lại kết quả tốt cho mọi dự án. Tuy nhiên, khi thực hiện thay đổi có thể sẽ có người phản đối với sự thay đổi đó. Sự chống đối ngay trong môi trường làm việc sẽ xuất hiện và là mối đe dọa với bất kì dự án nào, nếu sự thay đổi không được giải thích minh bạch và nhận được sự đồng tình của tất cả mọi người.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ RỦI RO (RISK MANAGEMENT METHODOLOGY)

Trong công tác lập kế hoạch quản lý rủi ro để phòng ngừa nguy cơ thất bại của dự án, phương pháp quản lý rủi ro bao gồm: nhận diện các rủi ro của dự án, đo lường khả năng gây tổn hại của chúng, và lên kế hoạch để đối phó với các mối đe dọa từ các rủi ro đó. Sau khi các rủi ro được nhận diện (có thể là rủi ro về quá trình vận hành, về tài chính, chiến lược hay phạm vi của dự án), chúng sẽ được sắp xếp theo mức độ ưu tiên dựa trên các nghiên cứu và đánh giá. Qua phân tích các dữ liệu về rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định được mức độ tác động của các rủi ro tới cả dự án hay quy trình vận hành của dự án. Khi các rủi ro đã được xác định, việc tiếp theo là phân công người chịu trách nhiệm kiểm soát và xử lý các rủi ro đó. Ngoài ra, quản lý rủi ro cũng bao gồm việc nhận định xem rủi ro có thể chấp nhận được hay cần phải ngăn chặn. Cuối cùng, khi kết thúc dự án, việc phân tích rủi ro được thực hiện để đánh giá xem mức độ hiệu quả của dự án đến đâu.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (QUALITY MANAGEMENT METHODOLOGY)

Theo một bài viết tổng hợp về các ứng dụng của cuốn PMBOK, Quản lý chất lượng bao gồm 2 mục tiêu, đó là “đảm bảo chất lượng của sản phẩm đầu ra và đảm bảo thực hiện hiệu quả quy trình xuyên suốt vòng đời của dự án“. Cuốn “Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong quản lý dự án” (PMBOK) cung cấp kiến thức về hầu hết các phương pháp đã được giới thiệu trong bài viết này, bao gồm cả phương pháp quản lý chất lượng. Theo PMBOK, để một dự án thành công, việc quản lý chất lượng phải bao gồm lên kế hoạch quản lý chất lượng, công tác kiểm tra đảm bảo yêu cầu chất lượng từ quy trình thực hiện cho đến sản phẩm hoàn thành. Nhà quản lý cần một quy trình sản xuất sản phẩm hiệu quả và đạt yêu cầu trước khi nghĩ đến việc kiểm tra chất lượng sản phẩm đó. Hiểu đơn giản là, một quy trình tốt sẽ tạo ra một kết quả tốt, với một sản phẩm tốt đảm bảo đúng yêu cầu chất lượng đã đặt ra. Đa phần các chuyên gia cũng tin rằng 2 phương pháp quản lý chất lượng (Quality management) và phương pháp quản lý chất lượng tổng thể (Total quality management) phải luôn đi kèm với nhau trong một dự án.

PHƯƠNG PHÁP PRINCE2

Theo trang web chính thức của PRINCE2, phương pháp quản lý này được phát triển ở Anh và trong phương pháp này, có 6 biến số được xem xét, đó là: Chiphí, thời lượng, chất lượng, phạm vi, rủi ro và lợi ích của dự án. PRINCE2 Là một từ viết tắt của Projects In Controlled Environments. Về căn bản, phương pháp này được tổng hợp từ các kiến thức thực tiễn trong PMBOK, bao gồm việc lựa chọn phương pháp tiếp cận phù hợp, nâng cao khả năng chứng minh năng lực doanh nghiệp, kiểm soát thông qua đánh giá, sự tham gia của các bên liên quan từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án và công tác cải tiến liên tục trong dự án.

Phương pháp PRINCE2 chú trọng vai trò của khâu phác thảo các mục, bao gồm quản lý dự án, người sử dụng, khách hàng và nhà cung cấp. Tuy nhiên, với PRINCE2, trước khi gặp bất cứ rủi ro, vấn đề hay thay đổi nào xảy ra, nhóm thực hiện dự án phải báo cáo bản phác thảo này với người quản lý, rồi sau đó biên soạn bản hoàn chỉnh cho người dùng, khách hàng và nhà cung cấp để đưa ra các quyết định đầu ra chính xác.  

PHƯƠNG PHÁP SIX SIGMA / LEAN SIX SIGMA

Có thể phương pháp Agile được phát triển từ nền tảng của Six Sigma và Lean Six Sigma, và những người được coi là “tín đồ” với phương pháp Agile chắc chắn sẽ không bao giờ chịu quay trở lại với Six Sigma và Lean Sigma nữa. Đây là một hệ thống các phương pháp quản lý chất lượng, bao gồm có phương pháp thống kê nhằm đo lường và nhận diện các khả năng gây lỗi trong quy trình sản xuất sản phẩm. Đạt được thành công trong quy trình Six Sigma tức là quá trình sản xuất sẽ chỉ có 3, 4 lỗi trên một triệu khả năng gây lỗi (DMPO – Defect per million opportunities). Phương pháp Six sigma được bắt đầu với 2 giai đoạn, giai đoạn DMAIC và DMADV.

Giai đoạn DMAIC gồm 5 bước: xác định (Define), đo lường (Measure), phân tích (Analyze), cải tiến (Improve) và kiểm soát (Control), giai đoạn này có vai trò định hướng quy trình vận hành của dự án.Tiếp đến là giai đoạn DMADV bao gồm 5 bước xác định (Define), đo lường (Measure), phân tích (Analyze), thiết kế (Design) và xác minh (Verify), đây là giai đoạn mà tất cả các yếu tố của dự án được hoàn thiện xong xuôi.

Với Lean Six Sigma, quy trình này được rút ngắn lại bằng cách gộp cả hai giai đoạn trên để nhanh chóng ra được kết quả. “Nhanh” ở đây không phải là rút ngắn deadline của dự án đi, mà là phải sắp xếp một cách tối ưu hóa nhất quy trình quản lý chất lượng của dự án thông qua phương pháp quản lý Lean Six Sigma.

VẬY PHƯƠNG PHÁP NÀO TỐT HƠN?

Chẳng phải việc so sánh các phương pháp ở trên và mục đích chính của bài viết này cũng là để trả lời câu hỏi đó hay sao? Trong số các phương pháp trên, một số phương pháp đi từ công nghệ thông tin lên – một lĩnh vực đòi hỏi chất lượng đầu ra cao, quy trình sửa lỗi hoàn hảo, khả năng đánh giá và phát hiện những rủi ro và thay đổi. Nhiều chuyên gia Anh quốc khẳng định rằng, phương pháp Prince2 là phương pháp quản lý dự án hoàn hảo hội tụ tất cả điểm mạnh trên.

Câu trả lời đơn giản nhất được đưa ra là, không một phương pháp nào có thể phục vụ được cho tất cả mục tiêu, nhưng điều đó có thật hay không? Trước hết thì, bạn hãy trả lời câu hỏi: Một dự án nghĩa là gì?

Theo từ điển Random House Webster định nghĩa: Dự án là tập hợp các hoạt động đã được lên kế hoạch trước hay một hoạt động kinh doanh quan trọng, đặc biệt liên quan đến một khoản lớn về chi phí, nhân sự và trang thiết bị. Theo cuốn “Project Management Basics”, dự án được định nghĩa là nó “thay đổi một điều gì đó, theo một cách nào đó”, tức là bắt đầu từ một điểm A đã xác định đi đến và cần đạt tới mục tiêu B.

Theo như những định nghĩa về dự án ở trên, việc trồng một vườn hoa cũng được coi là một dự án, vậy ta có thể áp dụng phương pháp Agile để quản lý nó hay không? Hay áp dụng các phương pháp quản lý rủi ro và chất lượng thì sao? Hoàn toàn có thể. Khi so sánh các phương pháp quản lý dự án với nhau, hãy chọn ra phương pháp phù hợp với nhóm làm việc của bạn (Tư duy, cách đào tạo). Việc trồng một vườn hoa thậm chí có thể áp dụng được với quy trình Six Sigma hay Lean Six Sigma. Tuy nhiên, phương pháp Waterfall lại có vẻ không phù hợp trong trường hợp này, đặc biệt là đối với sản phẩm đầu ra. Chúng ta vẫn có thể áp dụng được phương pháp này để trồng một vườn hoa, với điều kiện việc quản lý sự thay đổi đã được đưa vào trong quy trình.

Cuối cùng thì lựa chọn một phương pháp quản lý phù hợp vẫn là điều khó khăn đối với bất cứ nhà quản lý dự án nào. Bạn cũng có thể nghĩ đến việc áp dụng phương pháp nào quen thuộc nhất với mình hay bạn đã từng áp dụng nó thành công. Sự tranh luận về việc phương pháp nào là tốt nhất và hiệu quả nhất có lẽ không bao giờ kết thúc. Có thể, để thực hiện một dự án, bạn lại cần kết hợp tất cả các phương pháp lại với nhau.

NGUỒN : THEO SAGA.VN

Mô hình AgileMô hình tổ chức quản lý dự ánMô hình WaterfallQuản lý chất lượngQuản lý rủi roQuy trình quản lý dự án Prince2
By Tàng kinh các