Theo kinh nghiệm, những dự án thành công là dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong mức ngân sách và phạm vi yêu cầu, cũng như đáp ứng những tiêu chuẩn đã đề ra. Các nhà quản lý dự án thường nhấn mạnh những kế hoạch hợp lý chính là chìa khóa thành công của các dự án. Tuy nhiên, quản lý dự án không chỉ dừng lại ở việc chỉ tập trung vào phương pháp thực hiện.
Dưới đây là 5 bí quyết cực hiệu quả dành cho những nhà quản lý dự án thành công.
1. Áp dụng những công cụ quản lý dự án hiệu quả.
Những công cụ quản lý dự án sẽ giúp bạn quản lý dự án có kế hoạch và phương pháp tốt hơn. Những công cụ này bao gồm những phần mềm trên nền tảng điện toán đám mây (cloud-hosted), trên nền tảng web (web-based) hoặc các ứng dụng điện thoại. Ngoài ra, phần mềm còn được tùy chỉnh theo từng ngành công nghiệp, đội nhóm, quy mô công ty và nội dung công việc riêng. Điểm mạnh của những công cụ phần mềm quản lý bao gồm phân phối nhiệm vụ và nguồn lực hiệu quả, quản lý rủi ro tốt, cung cấp tài liệu dự án và theo dõi tiến trình dự án chính xác.
2. Tìm hiểu kỹ lưỡng dự án bạn thực hiện.
Khả năng nắm rõ hiệu quả của dự án đáp ứng mục tiêu chiến lược của tổ chức chính là yếu tố cơ bản để dự án thành công. Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp chỉ thực hiện những dự án có thể đem lại thành công lâu dài. Theo đó, bạn cần đặt những mục tiêu dự án phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty. Đồng thời, dự án cần có chiến lược thúc đẩy tinh thần và sức cống hiến của nhân viên, cũng như sử dụng hiệu quả nguồn lực của công ty. Bên cạnh đó, những quản lý cấp cao có thể hỗ trợ các dự án bao gồm: phân phối nguồn lực hợp lý và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
3. Tuyển dụng thành viên dự án giỏi, có khả năng linh hoạt và thích nghi cao.
Những nhân viên giỏi sẽ dễ dàng thực hiện những chiến lựơc và dự án thông minh. Mỗi thành viên phải có chung tầm nhìn, thể hiện cam kết và nỗ lực vì thành công của dự án. Những nhân viên có mục tiêu khác với mục tiêu của dự án sẽ dễ làm hỏng mục tiêu đạt được kết quả dự án. Ngoài ra, còn có nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Môi trường bên trong và bên ngoài dự án thường thay đổi. Kết quả là, trong nhiều trường hợp, những nhà quản lý dự án sẽ là chính người đưa ra những điều chỉnh thường xuyên về phạm vi, ngân sách, tiến độ, và chỉ dẫn cho dự án. Các tiếp cận chủ động đối với quản lý dự án như vậy đòi hỏi những nhân viên có thể làm việc theo hướng dẫn dự án và có quan điểm thay đổi là cơ hội để phát triển.
4. Ưu tiên kế hoạch truyền thông dự án.
Giao tiếp hiệu quả chính là yếu tố quan trọng để nhanh chóng đạt được thành công của dự án. Những nhà quản lý có vai trò thúc đẩy truyền thông đa phương tiện ngay từ giai đoạn lên ý tưởng dự án. Kế hoạch truyền thông bao gồm xác định kênh truyền thông, khán giả, phương thức, chuỗi sự kiện truyền thông và thông điệp truyền tải. Việc thực hiện kết hợp thông điệp hay vào đúng đối tượng khán giả bằng các kênh truyền thông phù hợp sẽ đảm bảo hoàn thành dự án nhanh chóng hơn. Ngoài ra, trong vai trò là một nhà quản lý, bạn cũng nên tránh tính trì hoãn và những giả thiết đối với dòng chảy thông tin. Kế hoạch truyền thông tốt sẽ giúp thúc đẩy động lực, niềm tin và nhiệt huyết của thành viên dự án.
5. Ứng dụng cách quản lý rủi ro thông minh.
Rủi ro là điều khó tránh khỏi trong bất kỳ dự án nào. Năng lực thật sự của một người quản lý dự án được đánh giá bởi cách dự đoán và quản lý những rủi ro xảy ra trong suốt dự án. Việc quản lý rủi ro thông minh sẽ giúp thúc đẩy sự tự tin của nhóm dự án trong việc kiểm soát rủi ro và thúc đẩy sự tin tưởng của khách hàng. Những người quản lý dự án cần nhanh chóng giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh và sử dụng những kế hoạch thay thế. Tuy nhiên, bạn không thể dự đoán những rủi ro không thể kiểm soát như động đất. Do không có chiến lược giúp giảm thiểu cho chúng, bạn phải tìm kiếm những nguồn hỗ trợ bên ngoài để giảm bớt tổn thất xảy ra. Mặt khác, nhà quản lý rủi ro cần điều hành những chiến lược kế hoạch để giảm nhẹ những rủi ro nào có thể quản lý được khi chúng xảy ra. Chìa khóa để quản lý rủi ro tốt hơn chính là tập trung hệ thống dữ liệu online để giám sát dự án. Hệ thống này sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả những nguồn lực dự án và giữ cho các bên liên quan theo kịp tiến triển dự án.
Có thể nói, việc quản lý dự án thành công không phải là một điều dễ dàng. Theo một nghiên cứu vào năm 2013 của Viện Quản Lý Dự Án Hoa Kỳ (Project Management Institute – PMI), tỉ lệ thành công của một dự án thường dưới mức hai phần ba. Ngoài ra, báo cáo của PMI cho thấy khoảng 17% số dự án này hoàn toàn thất bại và khoảng 13,5% mỗi đồng vốn đô la đầu tư cho dự án thất bại không thể lấy lại được. Những thống kê khắc nghiệt trên cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý dự án hiệu quả. Với 5 bí quyết quản lý trên đây, những nhà quản lý dự án sẽ có thể dẫn đường đưa tổ chức đến thành công.
Source: www.scrumalliance.org