Các dự án xấu thường đắt đỏ. Trên thực tế, theo một nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án (PMI), với mỗi 1 tỷ USD đầu tư vào các dự án và chương trình, các tổ chức sẽ mất khoảng 109 triệu USD. Và dự án càng lớn thì khó khăn càng nhiều. Các dự án lớn có khả năng gặp thất bại cao hơn gấp 10 lần, theo một báo cáo ngành khác và có khả năng chậm tiến độ cao hơn gấp 2 lần, vượt ngân sách và thiếu các mặt quan trọng so với các dự án nhỏ. Mặc dù các dự án vừa và nhỏ có thể không nguy hiểm nhưng điều đó không có nghĩa là chúng không tồn đọng những mối đe dọa.

Vậy thủ phạm đằng sau những thất bại từ nhỏ đến lớn là gì? Theo PMI, nguyên nhân phổ biến khiến dự án thất bại bắt nguồn từ việc thay đổi các ưu tiên trong tổ chức (40%) cho đến tài nguyên hạn chế (20%). Trong khi một số có thể vượt khỏi tầm kiểm soát của những người quản lý dự án, số khác lại không.

Dưới đây là sáu lý do “giấu mặt” khiến một kế hoạch dự án có thể nhanh chóng đi chệch hướng:

  1. Phương thức tĩnh — Các dự án ngày nay thường có nhiều phần di động. Dù bạn làm việc trong lĩnh vực tiếp thị, nhân sự, CNTT, sản xuất hay bất kỳ ngành nào khác thì việc thiếu vắng sự nhanh nhẹn và linh hoạt có thể là án tử cho bất kỳ dự án nào. Agile PM, cái tên xuất hiện cùng với việc tiếp nhận ứng dụng và giải pháp phần mềm quản lý dự án, đã trở thành một xu hướng trong vòng vài năm trở lại đây và sẽ “ngày càng quan trọng hơn trong hiện tại và tương lai”, trích tờ PM Times. Theo PricewaterhouseCoopers, Scrum là khuôn khổ Agile phổ biến nhất (43%) trong việc hoàn thành các tác vụ phức tạp, tiếp theo là Lean & Test Driven Development (11%) và eXtreme Programming (10%). Mặc dù các tổ chức Agile tăng trưởng doanh thu nhanh hơn 37% và tạo ra lợi nhuận cao hơn 30% so với các công ty không sử dụng Agile, chỉ chưa đầy 1/3 trong số đó báo cáo sử dụng Agile thường xuyên.
  2. Các giải pháp phần mềm cấp thấp — Mua một công cụ cấp thấp thiếu các tính năng thay vì đầu tư vào một giải pháp phần mềm tốt là một sai lầm khác mà nhiều công ty mắc phải. Đáng ngạc nhiên là một số công ty (23%) không hề sử dụng phần mềm quản lý dự án. Chỉ các công ty có hiệu suất cao (87%) mới hiểu được tầm quan trọng của việc cải thiện hiệu quả và nâng cao chức năng mà phần mềm quản lý dự án (PM) cung cấp. Tuy nhiên, không phải tất cả phần mềm đều được tạo ra như nhau. Các công ty thành công chỉ ra tính tin cậy, dễ tích hợp và dễ sử dụng là những chất lượng quan trọng nhất trong việc lựa chọn một phần mềm quản lý dự án mới. Một phần mềm tốt cũng phải hoạt động nhịp nhàng trên các công cụ phổ biến như Office, Office 365, Skype, PowerPoint và SharePoint, đồng thời mang tới các dịch vụ PM hàng đầu trên nền điện toán đám mây giúp tăng tính linh hoạt và bảo mật trong khi giảm bớt sự phức tạp về kỹ thuật.
  3. Quản lý nhóm ảo không hiệu quả — Với các nhóm làm việc từ xa, thường trên phạm vi toàn cầu, tại các múi giờ khác nhau, giữa nhiều nền văn hoá và ngôn ngữ khác nhau — thì kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc truy nhập vào công cụ sẽ giúp các bên liên quan quản lý khi đang di chuyển và chia sẻ những trạng thái mới nhất, cuộc hội thoại và dòng thời gian dự án một cách nhanh chóng thông qua site dự án chuyên dụng (được cung cấp bởi phần mềm PM tốt) giúp mọi người duy trì kết nối và sắp xếp.
  4. Hỗ trợ điều hành yếu — Tìm kiếm một nhà tài trợ quản trị với quyền lợi đảm bảo, người sẽ hỗ trợ dự án của bạn từ đầu đến cuối, là một yếu tố lớn trong thành công của dự án. Tuy nhiên, chỉ chưa đầy 2/3 số dự án có sự gắn kết tích cực với các nhà tài trợ dự án nhằm giúp định hướng rõ ràng hay giải quyết các vấn đề đặt ra. Việc thiếu thời gian thường là một vấn đề. Vì vậy, trước khi khởi động dự án, các nhà tài trợ và nhà quản lý dự án cần phải gặp nhau để thảo luận về những vấn đề như cam kết thời gian, báo cáo, họp, leo thang sự cố, v.v.. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm cho phép Người Quản lý Dự án (PMO) hoặc nhà tài trợ quản lý cài đặt PM mà không cần hỗ trợ bổ sung cũng rất quan trọng.
  1. Không phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức — Những mục tiêu dự án chưa được xác định là một trong những yếu tố lớn nhất khiến dự án thất bại. Tuy nhiên, theo báo cáo của các tổ chức, trung bình 3/5 số dự án không phù hợp với chiến lược kinh doanh. Điều quan trọng là hiểu được các ưu tiên chiến lược quan trọng của công ty bạn, rồi kiểm tra các dự án để xem tất cả có phù hợp với các mục tiêu chiến lược của công ty/phòng ban hay không. Điều này sẽ giúp ích trong việc ưu tiên hoặc chấm dứt những dự án có mức ưu tiên thấp hoặc không liên quan đến chiến lược tổng thể. Nhờ vậy, bạn không chỉ tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc và tài nguyên quý báu — mà còn giúp hỗ trợ các dự án tốt, giúp bạn có được sự hỗ trợ cần thiết.
  2. Phân tích giao tiếp — PMI nhận thấy rằng một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến dự án thất bại theo báo cáo của các công ty là do giao tiếp kém. Rất may, một nghiên cứu mới nhất cho thấy việc mua đúng phần mềm PM dường như cải thiện đáng kể việc giao tiếp nội bộ nhóm, cũng như giao tiếp với khách hàng. Khả năng giao tiếp trong thời gian thực với các thành viên trong nhóm tại hội trường hoặc trên thế giới thông qua các công cụ được thiết kế để truyền những cuộc hội thoại quan trọng của bạn một cách nhanh chóng và bảo mật là chìa khóa để thành công của dự án.

Từ những vấn đề đơn giản đến phức tạp hay trung bình, vẫn còn nhiều mối nguy hiểm có thể ảnh hưởng đến dự án. Tuy nhiên, mọi vấn đề đều luôn có giải pháp. Và đối với các tổ chức có hiệu suất thấp đã lãng phí tài nguyên vào những dự án thất bại cao hơn gấp gần 12 lần so với các tổ chức có hiệu suất cao, đã đến lúc cần thực hiện những thay đổi cần thiết ngay lập tức.

Source: office.com

Kế hoạch dự ánKỹ năng quản lý dự ánQuản lý dự án
By Tàng kinh các