Trong cuốn sách “Wealth of Nations” (tạm dịch: Của cải của các quốc gia), nhà kinh tế học Adam Smith đã chủ trương phân chia quá trình sản xuất hàng hóa thành các nhiệm vụ nhỏ mà có thể được tuân thủ theo những hướng dẫn đơn giản: “Tại sao phải thuê một thợ làm kim tài năng trong khi mười công nhân nhà máy sử dụng máy móc và làm việc cùng nhau có thể sản xuất nhiều cây kim hơn một ngàn lần so với một nghệ nhân làm việc một mình?”.

Lý thuyết vật lý của Newton cũng được củng cố bởi những ý tưởng tương tự. Newton đã thấy thế giới như là một cơ chế hài hòa được điều khiển bởi một quy luật phổ quát. Việc áp dụng các nghiên cứu khoa học vào các bộ phận của một tổng thể sẽ đem lại nhiều hiểu biết và thông tin, và cuối cùng giúp con người có được một sự hiểu biết đầy đủ về “sự vận hành của vũ trụ”.

Những ý tưởng trên cũng đã được đưa vào khoa học quản lý. Khoa học quản lý tập trung vào các mối quan hệ giữa người lao động và máy móc, từ đó giả định năng suất có thể được tăng lên bằng cách tăng hiệu quả của các quá trình sản xuất. Năm 1911, Frederick Taylor – người được biết đến như là cha đẻ của khoa học quản lý, công bố tác phẩm “Principles of Scientific Management” (tạm dịch: Các nguyên tắc của khoa học quản lý), trong đó ông đã đề xuất các phương pháp làm việc được thiết kế với chủ đích để tăng năng suất lao động.

Cách tiếp cận “giản lược” với các vấn đề phức tạp, cùng với sự phân chia lao động chính là trọng tâm của khoa học quản lý cũng như nhiều quy trình quản lý dự án hiện đại được xây dựng xung quanh “cấu trúc phân chia”.

Một số loại cấu trúc phân chia được sử dụng ngày nay bao gồm:

  • WBS (Work Breakdown Structure)
  • OBS (Organizational Breakdown Structure)
  • CBS (Cost Breakdown Structure)
  • RBS (Resource Breakdown Structure)
  • PBS (Product Breakdown Structure)
  • BoM (Bill of Materials)
  • RBS (Risk Breakdown Structure)
  • CBS (Contract Breakdown Structure)

Các chức năng của chúng có thể được định nghĩa ngắn gọn như sau:

WBS – Cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS) là một công cụ được sử dụng để xác định và nhóm các yếu tố công việc của một dự án riêng biệt (hoặc các nhiệm vụ) theo một cách sẽ giúp sắp xếp và xác định phạm vi công việc tổng thể của dự án này. Nó cung cấp một khung tham chiếu cho việc dự toán và kiểm soát chi phí chi tiết và cung cấp một hướng dẫn cho việc lên kế hoạch phát triển và quản lý.

Image result for organization breakdown structure

OBS – Cấu trúc phân chia cơ cấu tổ chức 

Cấu trúc phân chia cơ cấu tổ chức (OBS) xác định các mối quan hệ tổ chức và được sử dụng như một khuôn khổ để phân công trách nhiệm công việc. Giao điểm của OBS và WBS sẽ xác định các điểm trách nhiệm quản lý đối với công việc – và được gọi là Control (or Cost) Accounts – Tài khoản quản lý (hay Tài khoản chi phí).

CBS – Cấu trúc phân tích chi phí 

Cấu trúc phân tích chi phí (CBS) phân loại các chi phí trong dự án thành các đơn vị/ trung tâm chi phí và các yếu tố/ các loại chi phí. Việc thiết lập một cơ cấu chi phí sẽ giúp việc lên kế hoạch, kiểm soát chi phí hiệu quả và đưa ra những biện pháp để giảm thiểu chi phí. CBS và Tài khoản quản lý thường xuyên được điều chỉnh (xem phần dưới đây).

RBS – Cấu trúc phân chia nguồn lực

Cấu trúc phân chia nguồn lực (RBS) là một danh sách tiêu chuẩn có các nguồn lực nhân sự liên quan theo chức năng và được sắp xếp theo một cấu trúc phân cấp để tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch và kiểm soát công việc của dự án.

PBS – Cấu trúc phân chia sản phẩm 

Một cấu trúc phân chia sản phẩm (PBS) là một cấu trúc cây phân cấp toàn diện các thành phần tạo nên một sản phẩm và được bố trí trong một mối quan hệ bộ phận – toàn phần. Các phương pháp quản lý dự án PRINCE2 quy định sử dụng sản phẩm trên kế hoạch, một phần trong số đó là việc phát triển một cấu trúc phân chia sản phẩm. Trong thực tế, có rất ít sự khác biệt giữa một PBS và một WBS, cả hai hệ thống đều xác định đầy đủ các công việc cần thiết để hoàn thành một dự án.

BoM – Định mức nguyên vật liệu 

BoM phân tích từng yếu tố hữu hình của sản phẩm dự án thành các bộ phận cấu thành của nó, và thường được sử dụng cho việc mua sắm các thành phần.

RBS – Cấu trúc phân chia rủi ro 

Cấu trúc phân chia rủi ro (RBS) là một mô tả tất cả câc rủi ro của dự án (được phân theo các nhóm rủi ro). Những rủi ro được đặt vào trong cấu trúc cây khi chúng được xác định, và cấu trúc cây được sắp xếp theo nguồn cơ.  Do đó, chúng ta có thể dễ hiểu được tổng thể rủi ro của dự án và việc lập kế hoạch cho các rủi ro một cách dễ dàng hơn.

CBS – Cấu trúc phân chia hợp đồng 

CBS là một sự sắp xếp theo thứ bậc của các nhà thầu chính, nhà thầu phụ, nhà cung cấp v.v., để biểu thị các chuỗi cung ứng hàng hoá và dịch vụ tổng thể cho dự án. Mức độ hiệu quả của chuỗi cung ứng tổng thể là rất quan trọng cho sự thành công của một dự án.

Gắn kết các Cấu trúc phân chia chi phí và Tài khoản quản lý

Khi một dự án có quy mô lớn hơn, việc phân chia ngân sách tổng thể thành các khoản phân bổ nhỏ hơn sẽ là rất hữu ích. Tài khoản chi phí có thể được sử dụng để phân bổ ngân sách ở mức độ thấp hơn và cho phép các WBS và hệ thống kiểm soát chi phí kết hợp với nhau. Ngân sách được phân bổ cho từng tài khoản chi phí và các khoản chi phí dự án thực tế sẽ được báo cáo ở cùng một mức độ.

Tài khoản chi phí có thể được thiết lập theo những cách khác nhau (không phải tất cả trong số đó đều quy vào WBS).

  • Bằng gói công việc WBS. Về mặt lý thuyết, bạn có thể thiết lập một tài khoản chi phí riêng biệt cho mỗi yếu tố WBS, nhưng điều đó là không hợp lý. Thông thường, một số gói công việc sẽ được giao cho một tài khoản quản lý và việc quản lý chi phí được thực hiện ở cấp độ này.
  • Bằng loại tài nguyên. Trong phương pháp này, bạn có thể có một tài khoản chi phí cho: nhân viên nội bộ, lao động bên ngoài, trang thiết bị, đào tạo, chi phí đi lại, v.v.
  • Phân chia WBS theo loại tài nguyên. Nếu bạn thiết lập các tài khoản chi phí cho gói công việc trên WBS, bạn cũng có thể theo dõi các loại tài nguyên trong mỗi gói công việc. Mỗi loại tài nguyên có thể được theo dõi với số tiểu khoản trong tài khoản chi phí tổng (sau đó có thể được gộp lại nếu có mã hệ thống nhất quán).

Tài khoản chi phí của bạn càng chi tiết, bạn sẽ càng vất vả để thiết lập, phân bổ và theo dõi ngân sách tài khoản chi phí, nhưng điều này sẽ đem lại thông tin và khả năng kiểm soát lớn hơn. Ví dụ, một lĩnh vực của dự án có thể bị vượt ngân sách, nhưng sẽ được bù trừ bởi một lĩnh vực khác có ngân sách thấp hơn dự kiến.

Có lẽ yếu tố quan trọng nhất trong ứng dụng Quản lý giá trị thu được (Earned Value Management – EVM) cho một dự án là quyết định số lượng và vị trí của các tài khoản quản lý. Số lượng là bao nhiêu? Ngân sách lớn thế nào? Ai sẽ là người giám sát các tài khoản quản lý?

Image result for earn value management

Không có quy trình rõ ràng hay các thuật toán nào trong EVM. Việc ứng dụng EVM phụ thuộc vào đặc thù công việc, tổ chức, văn hóa, hệ thống tài chính, các mối quan hệ hợp đồng phụ, hệ thống kế hoạch, mức độ rủi ro trong bất kỳ một phần nào của dự án, bản thiết kế cho WBS và OBS, và phong cách của nhà quản lý dự án.

Có nhiều tài khoản quản lý nghĩa là cần thêm chi phí cho EVM, cần nhiều thời gian hơn để thu thập dữ liệu, nhiều chi tiết hơn, và có thể nhiều độ tin cậy hơn. Việc có nhiều tài khoản quản lý cũng có thể đồng nghĩa với việc bạn phải dành nhiều thời gian hơn cho việc phê duyệt, xem xét, lưu trữ, và nộp các giấy tờ hồ sơ. Có ít tài khoản quản lý nghĩa là mọi quá trình trên sẽ được giảm bớt.

Vậy, một dự án cần chính xác bao nhiêu tài khoản quản lý? Đây là một vấn đề phức tạp, đa chiều và không có một câu trả lời đúng. Điều chắc chắn duy nhất là mỗi dự án lại càn một con số khác nhau. Trong trường hợp này, sử dụng các suy nghĩ thực tế sẽ là tốt hơn so với việc tuân theo các quy luật cứng nhắc.

Tất cả các hệ thống phân chia này có thực sự có ích?

Quản lý dự án truyền thống đều dựa vào các khái niệm trên. Tuy nhiên, những quy tắc mới nổi, đặc biệt là các lý thuyết phức tạp cho thấy rằng các hệ thống tổ chức tự thân như một nhóm dự án không thể được hiểu bằng cách nghiên cứu các phần riêng lẻ của nhóm.

Như Douglas Adams đã từng nói: “Tôi có thể tưởng tượng Newton ngồi xuống và nghiên cứu ra các định luật về chuyển động và tìm ra cách vũ trụ hoạt động trong và bên cạnh ông có một chú mèo đi lại xung quanh. Lý do chúng ta không biết loài mèo “hoạt động” như thế nào là bởi vì, kể từ phát minh của Newton, chúng ta đã làm theo nguyên tắc rất đơn giản là: để xem cách một thứ hoạt động, chúng ta sẽ tách rời nó ra. Nếu bạn cố gắng và “mổ xẻ” một con mèo để xem nó hoạt động thế nào, điều đầu tiên mà bạn có trong tay là một con mèo bất động.”

Cách các thực thể phức tạp hoạt động không thể được hiểu thông qua việc tách chúng thành các bộ phận nhỏ. Ngay cả ở mức độ đơn giản nhất, nghiên cứu một con cá không thể giải thích làm thế nào một bầy cá hoạt động. Ở một mức độ phức tạp, việc hiểu một nhiệm vụ đơn lẻ trong dự án sẽ không thể giải thích cơ chế vận hành của một dự án lớn và các nguồn tài nguyên của nó.

Quan điểm cá nhân của tôi là “sự phân chia” vẫn là những cách hữu ích để phát triển những cái nhìn sâu sắc – nhưng nó không còn cung cấp các câu trả lời khả thi (nếu nó đã từng). Con đường dẫn đến sự thành công của một dự án nằm ở cách chúng ta giải thích và sử dụng các những kiến thức và thông tin trong sự phức tạp của một hệ thống thực hiện dự án.

 

Source: Saga.vn

Hãy chia sẻ để được chia sẻ:

Trả lời