Khi bắt đầu quá trình khởi nghiệp, ngoài chuyên môn nghề nghiệp, hầu hết các founder đều phải đối diện với nhiều công việc cùng một lúc. Nhưng kĩ năng làm việc đa nhiệm có lẽ là một trong những kĩ năng khó đạt được nhất trong cuộc sống hiện đại. Nghiên cứu chỉ ra rằng chỉ có khoảng 3% dân số thật sự là những “siêu nhân” có thể thật sự làm việc đa nhiệm (theo đại học Ohio).

Mặc dù vậy, việc rèn luyện để kiểm soát nhiều việc cùng một lúc là điều mà các startup cần làm. Kanban là một trong những phương pháp hữu hiệu cho kĩ năng này.

Kanban là gì? 

Kĩ thuật Kanban xuất phát từ phương pháp của Toyota vào những năm 40 được dùng trong sản xuất và kĩ thuật. Những công nhân trong nhà máy đã sử dụng những tấm card màu (tiếng Nhật  Kanban để chỉ những tấm card hay visual signal ) – dùng để nhắc nhở những nhân viên trong quy trình về nhu cầu cho các bộ phận lắp ráp hay các công việc cần làm trong dây chuyền. Việc tạo ra các tấm Kanban dễ nhìn cho phép nhóm giao tiếp hiệu quản hơn và tập trung vào những công việc cần hoàn thành.

Tìm hiểu thêm: Kanban là gì?

Kanban board – bảng Kanban, được sử dụng như một công cụ trực quan hoá luồng công việc nhằm giúp tối đa hoá hiệu quả luồng công việc. Người dùng có thể thực hiện những tấm bảng trắng và sử dụng các tấm giấy nhớ như hình dưới đây để mô tả và quản lý luồng công việc, hoặc cũng có thể thiết kế một kanban board điện tử tuỳ theo nhu cầu.

bảng Kanban

Ảnh: Flickr

Ban đầu Kanban được sử dụng chủ yếu các dự án, hay trong sản xuất. Sau này khái niệm “Personal Kanban” hay Kanban cho cá nhân được nhắc tới trong cuốn sách “Personal Kanban: Mapping Work – Navigating Life” của tác giả James Benson. Bất cứ ai cũng có thể áp dụng phương pháp Kanban cá nhân để quản lý tốt hơn nhiều việc cần làm trong công việc hay cuộc sống.

Kanban cá nhân có 2 quy tắc chính :

1.Trực quan hoá công việc

Bằng cách sử dụng các tờ giấy nhớ cho mỗi 1 đầu mục công việc thay thế cho việc liệt kê dài dằng dặc những đầu mục công việc cần làm như một To-do-list truyền thống

2. Giới hạn số lượng công việc “Đang làm” ( Work in progress – WIP)

Điều này có nghĩa rằng bạn sẽ thực hiện chỉ một số công việc cùng 1 lúc (con số tối đa là 3). Đây là một ưu điểm của hệ thống Kanban, không chỉ khiến cho bảng kanban của bạn trông đơn giản hơn, trực quan hoá công việc, mà còn giúp tránh việc “đa nhiệm” và vì vậy tránh được tình trạng chồng chéo các công việc cùng một lúc – việc có thể dẫn tới tình trạng quá tải, đổ bể tất cả các công việc đang làm.

Sau đó, bắt đầu tiến hành thực hiện một tấm bảng Kanban hay hệ thống Kanban cho riêng mình bằng những bước lưu ý dưới đây:

  1. Mua một tấm bảng mà có thể sử dụng nam châm, chuẩn bị những tờ ghi nhớ post-it-note hay những chiếc ghim bảng (nếu được hãy mua bảng trắng để làm nổi bật màu sắc của các tấm post-it-note có màu sắc khác nhau)
  2. Viết những nhiệm vụ vào các tờ giấy nhớ khác nhau. Hãy phân loại loại hình công việc hay mức độ ưu tiên, khẩn cấp bằng màu sắc hoặc biểu tượng riêng. Cho tất cả các tấm ghi nhớ vào cột đầu tiên “Việc cần làm” (To-do)
  3. Từ cột đầu tiên, chọn không nhiều hơn 3 tờ ghi nhớ để chuyển qua phần “Đang làm” ( Work in progress).Có thể sắp xếp thứ tự các công việc trong bảng theo mức độ ưu tiên. Đây chính là những công việc mà cần tập trung tại thời điểm hiện tại.
  4. Khi một nhiệm vụ được hoàn thành, hãy chuyển tấm ghi nhớ đó sang cột “Hoàn thành” (Done)  và tiếp tục lặp lại bước 3, chọn 1 công việc mới và chuyển từ cột “Việc cần làm” sang “Đang làm”

bảng Kanban

Một thiết kế bảng Kanban truyền thống đơn giản ( Ảnh: Flickr)

Một vài mẹo khi thiết kế Kanban cá nhân

  1. Hãy chọn màu sắc khác nhau các tấm ghi nhớ khác nhau mà có thể dễ dàng liên tưởng  tới các loại hình công việc khác nhau (ví dụ màu Đỏ cho việc tổ chức sự kiện, màu Xanh cho việc quan hệ báo chí), hoặc mức độ khẩn cấp hay ưu tiên (Đỏ cho mức độ cao nhất, Xanh cho mức độ bình thường). Ngoài ra, sử dụng kí hiệu hay hình ảnh cá nhân đặt cạnh đầu mục công việc để dễ dàng thấy được ai đang phụ trách công việc nào giúp việc giao tiếp nhóm trở nên dễ dàng hơn. Hãy lựa chọn những cách trực quan mà cá nhân bạn cảm thấy dễ dàng sử dụng nhất.
  2. Cuối mỗi tuần hay mỗi tháng, thu gom những tấm ghi nhớ ở mục “Hoàn thành”. Lời khuyên ở đây là một lần cuối mỗi tuần, việc chuyển các đầu mục sang cột “Hoàn thành” mà không bỏ đi ngay khi hoàn thành ở mục “Đang làm” sẽ giúp bạn đo lường được khối lượng công việc thật sự đã làm trong tuần, đồng thời giúp bạn có động lực hơn khi mỗi cuối tuần có thể thấy mình đã làm việc hiệu quả như thế nào, và thấy được kĩ năng quản lý tăng dần lên khi phần “Hoàn thành” dần trở nên nhiều hơn so với ban đầu mới áp dụng.
  3. Điểm lưu ý của hệ thống Kanban đó là hãy giới hạn mỗi lần 2-3 công việc cần làm trong cùng một thời điểm. Việc giới hạn giúp bạn tập trung tốt hơn, tiết kiệm thời gian và tối đa công suất làm việc. Và hãy đảm bảo rằng cột “Đang làm” trở nên thông thoáng nhất có thể, như vậy chứng tỏ luồng công việc đang được thực hiện rất tốt.
  4. Sử dụng các ứng dụng,công cụ hỗ trợ cho Kanban cá nhân.

bảng Kanban

Có thể tạo hình thù khác nhau để phân biệt công việc ( Ảnh: Flickr

Nếu như không thích sử dụng một tấm bảng, bạn cũng có nhiều lựa chọn cho các ứng dụng Kanban và thiết kế bảng kanban phù hợp nhất cho mục đích sử dụng:

  • Trello: Ứng dụng Trello trên thực tế được thiết kế dựa trên phương pháp Kanban, do vậy Trello chính là ứng dụng hoàn hảo, cung cấp cho người dùng những hình ảnh trực quan nhất. Ưu điểm của Trello đó là người dùng có thể đặt chế độ hạn công việc hay nhắc nhở, ứng dụng nhiều người dùng cùng một bảng, cũng như thêm hình ảnh để tăng khả năng trực quan hoá công việc
  • KanbanFlow: được thiết kế khá giống như Trello, nhưng được thiết kế thêm một cột “Hôm nay” (today) cụ thể hoá hay chi tiết các đầu mục công việc cần làm trong ngày để phân biệt với các công việc “Đang làm”. KanbanFlow cũng tích hợp với ứng dụng “Pomodoro Timer” giúp bạn tập trung vào công việc hơn theo phương pháp Pomodoro.
  • Evernote (cùng với Kanbanote) : Mặc dù riêng ứng dụng evernote không phải là giải pháp tốt nhất cho Kanban, nhưng Kanbanote có thể tích hợp với Evernote và biến những ghi chép trong Evernote thành những tổng hợp trực quan mà bạn có thể dùng cho Kanban với 3 cột Backlog/Doing/Done.
  • Một số ứng dụng khác cho Kanban như: Pomodoro, DaisukiLeanKitKanbanTool….

Với đặc tính đơn giản, dễ áp dụng, Kanban là một phương pháp nổi tiếng mà hiện nay rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân đã và đang thực hiện hàng ngày. Mặc dù có thể giúp cho việc quản lý nhiều công việc cùng một lúc trở nên đơn giản hơn, nhưng để đảm bảo hiệu quả công việc sẽ cần có sự áp dụng hiệu quả và có sự luyện tập lâu dài.

 

Source: Startnow.vn

Hãy chia sẻ để được chia sẻ:
error

Trả lời